Verpflegungszuschuss steuerfrei

Q: Was ist der Verpflegungszuschuss?

Verpflegungszuschuss bedeutet, dass der Arbeitgeber die Kosten für das Essen seiner Mitarbeiter bezuschusst - ein sogenannter Sachbezug für Mahlzeiten . Das ist auf verschiedene Arten möglich z.B. über eine Kantine , Gutscheine oder digitale Essensmarken . Der Zuschuss zu Mahlzeiten ist ein beliebter Benefit für Mitarbeiter und ein Pluspunkt für jeden Arbeitgeber beim Thema Recruiting. Der Essenszuschuss ist steuerbegünstigt oder mit einer digitalen Essensmarke wie givve® Lunch sogar komplett steuerfrei umsetzbar.

Verpflegungszuschuss vom Arbeitgeber. Gemeinsam essen gehen verbindet, das gilt auch im Arbeitsumfeld. Der Verpflegungszuschuss gehört deswegen zu den beliebtesten Benefits für Mitarbeiter. Wir erklären Ihnen, wie der Zuschuss zu Mahlzeiten funktioniert.

Aktualisiert: Januar 2024

Autorin: Shani Honeck

Content Marketing Manager

Beschäftigt sich seit Jahren mit den Themen Nachhaltigkeit und Ernährung, deren Zusammenhängen sowie der Frage, wie man Umweltschutz in den Alltag integriert.

Übersicht

Verpflegungszuschuss allgemein
Aktuelles - Sachbezugswerte Verpflegung 2022
Vorteile für Arbeitgeber & Arbeitnehmer
Auszahlungsmöglichkeiten - digitale Essensmarke
Vergleich digitale Essensmarke vs. Papiergutschein
Rechtliche Voraussetzungen & Versteuerung
Mitarbeitermotivation & Praxisbeispiele
Zusammenfassung

Was ist Verpflegungszuschuss?

Verpflegungszuschuss bedeutet, dass der Arbeitgeber die Kosten für das Essen seiner Mitarbeiter bezuschusst - ein sogenannter Sachbezug für Mahlzeiten. Das ist auf verschiedene Arten möglich z.B. über eine Kantine, Gutscheine oder digitale Essensmarken. Der Zuschuss zu Mahlzeiten ist ein beliebter Benefit für Mitarbeiter und ein Pluspunkt für jeden Arbeitgeber beim Thema Recruiting. Der Essenszuschuss ist steuerbegünstigt oder mit einer digitalen Essensmarke wie givve® Lunch sogar komplett steuerfrei umsetzbar.

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Was sind die Sachbezugswerte für Verpflegung in 2024?

Die Sachbezugswerte für den Essenszuschuss orientieren sich an den Verbraucherpreisen und werden jährlich bekannt gegeben. Aktuelle gelten die Sachbezugswerte für 2024.

Für ein Mittag- (oder Abendessen) gilt aktuell:

4,13 € amtlicher Sachbezugswert (25% Pauschalversteuerung)
3,10 € steuerfreier Arbeitgeberzuschuss
7,23 € Essenszuschuss für Ihre Mitarbeiter

Für ein Frühstück gilt aktuell:

2,17 € amtlicher Sachbezugswert (25% Pauschalversteuerung)
3,10 € steuerfreier Arbeitgeberzuschuss
5,27 € Essenszuschuss für Ihre Mitarbeiter

Mehr zur Versteuerung.

Unterscheidung Verpflegungsmehraufwand

Die Zusatzleistung des Arbeitgebers zu Mahlzeiten seiner Mitarbeiter wird auch Essenszuschuss genannt. Es ist wichtig diesen Arbeitgeberzuschuss vom Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten zu unterscheiden! Hierbei handelt es sich um zwei verschiedene Dinge. Der Verpflegungszuschuss ist grundsätzlich für alle Mitarbeiter möglich, nicht nur für diejenigen auf Dienstreise (wie das beim Verpflegungsmehraufwand der Fall ist).

Was sind Vorteile vom Essenszuschuss für Mitarbeiter?

Der Essenszuschuss ist ein wunderbares Mittel, um die Motivation der Mitarbeiter zu steigern. Denn Essen muss schließlich jeder und wenn der Chef es bezahlt, kommt das bei den Arbeitnehmern gut an. Durch eine gemeinsame Mittagspause mit den Kollegen wird außerdem der Teamspirit gefördert. Mit dem Verpflegungszuschuss kommt auch die gesunde Ernährung nicht zu kurz und wer gestärkt aus der Pause kommt, hat im Anschluss wieder mehr Energie für die Arbeit. So lässt sich die Produktivität und die Mitarbeitermotivation nachhaltig steigern.

Der Arbeitgeber profitiert beim Essenszuschuss außerdem von Steuervorteilen und kann mit digitalen Essensmarken die Steuern für den Zuschuss sogar bis auf 0,00 € reduzieren. Zusätzlich wird die Kaufkraft der Arbeitnehmer gesteigert, da durch die vergünstigten oder kostenlosen Mahlzeiten die Lebenshaltungskosten sinken. Für die Mitarbeiter entsteht ein geldwerter Vorteil, da sie nicht selbst Geld für Essen investieren müssen sondern dies durch den Essenszuschuss vom Arbeitgeber finanziert wird.

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Wie wird der Verpflegungszuschuss vom Arbeitgeber ausbezahlt?

Einige Unternehmen haben eine Kantine und bezuschussen direkt die dort angebotenen Mahlzeiten. Doch auch wer keine betriebseigene Kantine hat, muss nicht auf den Essenszuschuss verzichten. Essensgutscheine aus Papier waren lange Zeit eine gern genutzte Praxis, um Arbeitnehmern einen Zuschuss zu gewähren. Diese sind jedoch nur bei einer stark eingeschränkten Auswahl von Partnerrestaurants einsetzbar.

Mit digitalen Essensmarken hingegen kann man flexibel überall essen gehen. Das ist zeitgemäß und funktioniert ganz einfach per App, wie z.B. mit givve® Lunch. Der Verpflegungszuschuss kommt im Nachhinein vom Arbeitgeber.

Digitaler Essenszuschuss per App:

Mittag essen gehen - egal wo. Bei allen Restaurants, Supermärkten, Cafés etc.
Rechnungsbeleg fotografieren und per App einreichen.
Vom Arbeitgeber bis zu 7,23 € Erstattung pro Tag erhalten.

Vergleich digitale Essensmarke und Essensgutschein aus Papier

Verwaltung

WENIG AUFWAND

givve® Lunch: Intelligent, automatisiert, digital und einfach in der Planung sowie Einrichtung.

VIEL AUFWAND

Papiermarken: Planung, Lieferung und Lagerung der Gutscheine sowie zeitintensive Ausgabe an Mitarbeiter.

Einsatz

UNBEGRENZT

givve® Lunch: Überall flexibel einsetzbar! In allen Restaurants, Supermärkten, Cafés und Lieferdiensten.

BEGRENZT

Papiermarken: Eingeschränkte Akzeptanzstellen, Einsatz nur in ausgewählten Partnerrestaurants.

Steuerlast

STEUERN SPAREN

givve® Lunch: Arbeitgeber können die Steuerlast der Pauschalversteuerung auf bis zu 0 € reduzieren.

STEUERN ZAHLEN

Papiermarken: Es gibt keine Möglichkeit die Steuerlast zu reduzieren. Arbeitgeber zahlt 25% Pauschalversteuerung.

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Was sind die rechtlichen Voraussetzungen für den Verpflegungszuschuss?

Der Essenszuschuss ist generell eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers, das heißt im Normalfall besteht seitens des Arbeitnehmers kein Anspruch darauf. Es sei denn, die Gewährung eines Verpflegungszuschusses ist ausdrücklich im Arbeits- oder Tarifvertrag festgeschrieben. Voraussetzung für die Gestellung von arbeitstäglichen Zuschüssen zu Mahlzeiten ist eine Ergänzungsvereinbarung zum Anspruch auf die Gestellung von Mahlzeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Gesetzliche Grundlage

Bewertung von Einnahmen, die nicht in Geld bestehen: § 8 Abs. 2 S. 6 EStG*
Bewertung der Kantinenmahlzeiten und Essenmarken als Sachbezug: R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 der (LStR)*
Fest- und Zusammensetzung der als Sachbezugswert geltenden Verpflegung: § 2 Abs. 1, 2 SvEV*
Mehr zur gesetzlichen Grundlage lesen Sie hier.

Wie funktioniert die Versteuerung des Essenszuschuss und was gibt es zu beachten?

Der Essenszuschuss setzt sich aus dem Pflichtanteil (Sachbezugswert) und dem steuerfreien Arbeitgeberzuschuss zusammen, eine Zuzahlung des Arbeitnehmers ist möglich.
Bei Essensmarken aus Papier werden in der Regel 4,13 € (Pflichtanteil) vom Arbeitgeber übernommen und mit 25% pauschal versteuert.
Bei digitalen Essensmarken, wie givve® Lunch können Arbeitgeber ihre Steuerlast bis auf 0,00 € reduzieren!

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Wie wird der Verpflegungszuschuss steuerfrei? Wir erklären den Steuervorteil.

PFLICHTANTEIL mit 4,13 €

Zunächst muss vom Arbeitgeber der Pflichtanteil von 4,13 € erbracht und eine Pauschalversteuerung mit 25% angesetzt werden.

Die Steuerlast des Arbeitgebers steigt damit in Abhängigkeit vom Wert des Belegs von 0,00 € auf 1,03 € (25% von 4,13 €).
ZUSCHUSS mit 3,10 €

Ist der Pflichtanteil erfüllt, sind bis zu 3,10 € steuer- und sozialabgabefrei als Arbeitgeberzuschuss verfügbar.

Die Steuerlast des Arbeitgebers bleibt unverändert bei 1,03 €.
STEUERVORTEIL mit givve® Lunch

Sobald Ihr Mitarbeiter mehr als 7,23 € für sein Mittagessen ausgibt, mindert der ausgegebene Betrag, den zu versteuernden Pflichtanteil, wodurch sich Ihre Steuerlast reduziert.

Ab einem Belegwert von 11,36 € ist der komplette Essenszuschuss für den Arbeitgeber damit steuerfrei!

Gegenüberstellung - steuerfreier Essenszuschuss vs. Gehaltserhöhung

Eine Gegenüberstellung von einem steuerfreien Essenszuschuss und einer Gehaltserhöhung zeigt, dass der Essenszuschuss einige Vorteile hat. Im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung wird der Essenszuschuss auf Seiten des Arbeitnehmers nicht mit Steuern und Sozialabgaben belastet. Das bedeutet, dass der Essenszuschuss 1:1 beim Arbeitnehmer ankommt und brutto wie netto ist. Jeder Mitarbeiter profitiert gleichermaßen vom Essenszuschuss, unabhängig von der individuellen Steuerlast.

Beispielrechnung:

Pflichtanteil des Arbeitgebers beim Essenszuschuss: 3,10 €
Durchschnittliche Arbeitstage pro Monat: 20
3,10 € * 20 = 62 € pro Monat als Alternative zur Gehaltserhöhung

Wichtige Regelungen - Das ist zu beachten

Nur an Arbeitstagen

Nur für EINE Mahlzeit an tatsächlichen Arbeitstagen einsetzbar, nicht an Urlaubs- oder Krankheitstagen.

Home Office und Teilzeit

Auch für Home Office- oder Teilzeitmitarbeiter einsetzbar.

Auswärtstätigkeit

Bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten darf kein Essenszuschuss gezahlt werden, da Anspruch auf Spesen besteht.

Angaben des Rechnungsbelegs

Der Beleg muss Angaben zu Ort, Datum, Uhrzeit und der herausgebenden Stelle enthalten.

Unmittelbarer Verzehr

Nur für Mahlzeiten, die zum unmittelbaren Verzehr bestimmt sind. Keine Vorratskäufe oder Kauf von Non-Food Artikeln.

Ausgeschlossene Produkte

Keine Bezuschussung von alkoholischen Getränken, Tabakwaren oder ähnlichen Produkten.

Mitarbeitermotivation mit digitaler Essensmarke

Motivierte Mitarbeiter sind produktiver bei der Arbeit. Benefits für Arbeitnehmer, wie der Essenszuschuss, helfen dabei die Motivation und Bindung von Mitarbeitern zu stärken sowie die Rekrutierung von neuen Arbeitnehmern zu fördern. Die digitale Essensmarke mit givve® Lunch ist dank der flexiblen Einsatzmöglichkeiten eine exzellente Methode, um Ihre Mitarbeiter auf allen Ebenen zu fördern - Gesundheit (Ernährung), Kaufkraft (finanzieller Vorteil), Motivation und somit Produktivität.

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Mitarbeitermotivation digitale Essensmarke givve® Lunch

Essenszuschuss Praxisbeispiele Home Office

Essenszuschuss Beispiele

Der Essenszuschuss ist auch für Angestellte, die von zu Hause aus arbeiten (Home Office) sowie für Teilzeitmitarbeiter möglich. Auch außerhalb der Großstadt, wo es oft keine Partnerrestaurants für Essensgutscheine aus Papier gibt, profitieren Mitarbeiter dank der digitalen Essensmarke vom Arbeitgeberzuschuss. So können alle Arbeitnehmer gleichermaßen unterstützt werden und niemand bleibt außen vor. Zusätzlich können Sie als Arbeitgeber dadurch flexible Arbeitszeitmodelle fördern.

Zu weiteren Praxisbeispielen

givve® Lunch - eine gute Entscheidung

Überall einsetzbar, auch offline!

In allen Restaurants, Supermärkten, Lebensmitteldiscountern, Imbissen, Cafés, Bäckereien und auch für Lieferdienste!

Steuern sparen

Jetzt können Arbeitgeber ihre Steuerlast bis auf € 0,00 (!) reduzieren. givve® Lunch macht's möglich.

Steuersicherheit

Intelligente Einzelbelegprüfung auf Einhaltung der Regelungen zum Essenszuschuss mit Haftungsübernahmeversprechen.

Minimaler Aufwand

Zeit- und ressourcenschonende Abwicklung sowie einfache Integration in bestehende Prozesse Ihrer Buchhaltung.

Gesunde Ernährung am Arbeitsplatz

Zahlreiche Restaurants und Lieferdienste bieten gesunde und ausgewogene Mahlzeiten an, die über givve® Lunch bezuschusst werden können. Arbeitnehmer können so ihre Ernährung am Arbeitsplatz verbessern und sich mit nahrhaften Mahlzeiten versorgen.

Nachhaltig durch die Essenszuschuss App

Durch die Nutzung der givve® Lunch App wird Papiermüll vermieden, der normalerweise durch die Ausgabe von Essensmarken entsteht. givve® Lunch spart nicht nur administrativen Aufwand, sondern schont auch noch die Umwelt.

Flexibel nutzbar

Auch im Home Office - Der Essenszuschuss von givve® Lunch kann auch für Einkäufe im Supermarkt oder Lieferungen an das Home Office verwendet werden. Arbeitnehmer können somit auch von zu Hause aus schnell und kostengünstig eine warme Mahlzeit genießen.

Kostenoptimierte Alternative zur Gehaltserhöhung

Durch die steuerliche Begünstigung des Essenszuschusses kann dieser für Arbeitgeber eine kosteneffiziente Alternative zu einer Gehaltserhöhung darstellen. Arbeitnehmer profitieren gleichzeitig von einer höheren Nettoauszahlung und einer verbesserten Work-Life-Balance.

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*Bitte beachten: Wir dürfen keine Rechts- oder Steuerberatung erbringen. Die hier erhaltenen Informationen sind als allgemeine Informationen zu unserem Produkt, givve® Lunch, zu verstehen. Wir bitten Sie, die für Ihre Fragestellungen relevanten Details aus steuerlicher und rechtlicher Sicht von Ihrem Steuer- bzw. Rechtsberater eingehend prüfen zu lassen, um den für Sie bestmögliche Einsatz unseres Produktes sicherzustellen. Wir übernehmen keine Haftung.

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