Verpflegungszuschuss steuerfrei

Q: Was ist Verpflegungszuschuss?

Verpflegungszuschuss bedeutet, dass der Arbeitgeber die Kosten für das Essen seiner Mitarbeiter bezuschusst - ein sogenannter Sachbezug für Mahlzeiten . Das ist auf verschiedene Arten möglich z.B. über eine Kantine , Gutscheine oder digitale Essensmarken . Der Zuschuss zu Mahlzeiten ist ein beliebter Benefit für Mitarbeiter und ein Pluspunkt für jeden Arbeitgeber beim Thema Recruiting. Der Essenszuschuss ist steuerbegünstigt oder mit einer digitalen Essensmarke wie der givve® Card Essenszuschuss sogar komplett steuerfrei umsetzbar.

Q: Wie wird der Verpflegungszuschuss vom Arbeitgeber ausbezahlt?

Einige Unternehmen haben eine Kantine und bezuschussen direkt die dort angebotenen Mahlzeiten. Doch auch wer keine betriebseigene Kantine hat, muss nicht auf den Essenszuschuss verzichten. Essensgutscheine aus Papier waren lange Zeit eine gern genutzte Praxis, um Arbeitnehmern einen Zuschuss zu gewähren. Diese sind jedoch nur bei einer stark eingeschränkten Auswahl von Partnerrestaurants einsetzbar. Abgesehen von Essensgutscheinen bieten einige Anbieter eine App für den Essenszuschuss. Dabei muss von den Mitarbeitern jeweils der Essensbeleg eingescannt und übertragen werden. Der Verpflegungszuschuss kommt im Nachhinein vom Arbeitgeber. Eine weitere Option zur Gewährung des Essenszuschusses ist eine Prepaidkarte, wie die givve® Card Essenszuschuss. Auf dieser Karte erhalten die Mitarbeitenden einen Vorschuss für das Mittagessen und können ganz bequem mit der Karte direkt im Restaurant bezahlen.

Verpflegungszuschuss vom Arbeitgeber. Gemeinsam essen gehen verbindet, das gilt auch im Arbeitsumfeld. Der Verpflegungszuschuss gehört deswegen zu den beliebtesten Benefits für Mitarbeiter. Wir erklären Ihnen, wie der Zuschuss zu Mahlzeiten funktioniert.

Aktualisiert: Januar 2025

Autorin: Shani Honeck

Content Marketing Manager

Beschäftigt sich seit Jahren mit den Themen Nachhaltigkeit und Ernährung, deren Zusammenhängen sowie der Frage, wie man Umweltschutz in den Alltag integriert.

Übersicht

Verpflegungszuschuss allgemein
Aktuelles - Sachbezugswerte Verpflegung 2022
Vorteile für Arbeitgeber & Arbeitnehmer
Auszahlungsmöglichkeiten - digitale Essensmarke
Vergleich digitale Essensmarke vs. Papiergutschein
Rechtliche Voraussetzungen & Versteuerung
Mitarbeitermotivation & Praxisbeispiele
Zusammenfassung

Was ist Verpflegungszuschuss?

Verpflegungszuschuss bedeutet, dass der Arbeitgeber die Kosten für das Essen seiner Mitarbeiter bezuschusst - ein sogenannter Sachbezug für Mahlzeiten. Das ist auf verschiedene Arten möglich z.B. über eine Kantine, Gutscheine oder digitale Essensmarken. Der Zuschuss zu Mahlzeiten ist ein beliebter Benefit für Mitarbeiter und ein Pluspunkt für jeden Arbeitgeber beim Thema Recruiting. Der Essenszuschuss ist steuerbegünstigt oder mit einer digitalen Essensmarke wie der givve® Card Essenszuschuss sogar komplett steuerfrei umsetzbar.

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Was sind die Sachbezugswerte für Verpflegung in 2025?

Die Sachbezugswerte für den Essenszuschuss orientieren sich an den Verbraucherpreisen und werden jährlich bekannt gegeben. Aktuelle gelten die Sachbezugswerte für 2025.

Für ein Mittag- (oder Abendessen) gilt aktuell:

4,40 € amtlicher Sachbezugswert (25% Pauschalversteuerung)
3,10 € steuerfreier Arbeitgeberzuschuss
7,50 € Essenszuschuss für Ihre Mitarbeiter

Für ein Frühstück gilt aktuell:

2,30 € amtlicher Sachbezugswert (25% Pauschalversteuerung)
3,10 € steuerfreier Arbeitgeberzuschuss
5,40 € Essenszuschuss für Ihre Mitarbeiter

Mehr zur Versteuerung.

Unterscheidung Verpflegungsmehraufwand

Die Zusatzleistung des Arbeitgebers zu Mahlzeiten seiner Mitarbeiter wird auch Essenszuschuss genannt. Es ist wichtig diesen Arbeitgeberzuschuss vom Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten zu unterscheiden! Hierbei handelt es sich um zwei verschiedene Dinge. Der Verpflegungszuschuss ist grundsätzlich für alle Mitarbeiter möglich, nicht nur für diejenigen auf Dienstreise (wie das beim Verpflegungsmehraufwand der Fall ist).

Was sind Vorteile vom Essenszuschuss für Mitarbeiter?

Der Essenszuschuss ist ein wunderbares Mittel, um die Motivation der Mitarbeiter zu steigern. Denn Essen muss schließlich jeder und wenn der Chef es bezahlt, kommt das bei den Arbeitnehmern gut an. Durch eine gemeinsame Mittagspause mit den Kollegen wird außerdem der Teamspirit gefördert. Mit dem Verpflegungszuschuss kommt auch die gesunde Ernährung nicht zu kurz und wer gestärkt aus der Pause kommt, hat im Anschluss wieder mehr Energie für die Arbeit. So lässt sich die Produktivität und die Mitarbeitermotivation nachhaltig steigern.

Der Arbeitgeber profitiert beim Essenszuschuss außerdem von Steuervorteilen und kann mit digitalen Essensmarken die Steuern für den Zuschuss sogar bis auf 0,00 € reduzieren. Zusätzlich wird die Kaufkraft der Arbeitnehmer gesteigert, da durch die vergünstigten oder kostenlosen Mahlzeiten die Lebenshaltungskosten sinken. Für die Mitarbeiter entsteht ein geldwerter Vorteil, da sie nicht selbst Geld für Essen investieren müssen sondern dies durch den Essenszuschuss vom Arbeitgeber finanziert wird.

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Wie wird der Verpflegungszuschuss vom Arbeitgeber ausbezahlt?

Einige Unternehmen haben eine Kantine und bezuschussen direkt die dort angebotenen Mahlzeiten. Doch auch wer keine betriebseigene Kantine hat, muss nicht auf den Essenszuschuss verzichten. Essensgutscheine aus Papier waren lange Zeit eine gern genutzte Praxis, um Arbeitnehmern einen Zuschuss zu gewähren. Diese sind jedoch nur bei einer stark eingeschränkten Auswahl von Partnerrestaurants einsetzbar. Abgesehen von Essensgutscheinen bieten einige Anbieter eine App für den Essenszuschuss. Dabei muss von den Mitarbeitern jeweils der Essensbeleg eingescannt und übertragen werden. Der Verpflegungszuschuss kommt im Nachhinein vom Arbeitgeber.

Eine weitere Option zur Gewährung des Essenszuschusses ist eine Prepaidkarte, wie die givve® Card Essenszuschuss. Auf dieser Karte erhalten die Mitarbeitenden einen Vorschuss für das Mittagessen und können ganz bequem mit der Karte direkt im Restaurant bezahlen.

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Was sind die rechtlichen Voraussetzungen für den Verpflegungszuschuss?

Der Essenszuschuss ist generell eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers, das heißt im Normalfall besteht seitens des Arbeitnehmers kein Anspruch darauf. Es sei denn, die Gewährung eines Verpflegungszuschusses ist ausdrücklich im Arbeits- oder Tarifvertrag festgeschrieben. Voraussetzung für die Gestellung von arbeitstäglichen Zuschüssen zu Mahlzeiten ist eine Ergänzungsvereinbarung zum Anspruch auf die Gestellung von Mahlzeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Gesetzliche Grundlage

Bewertung von Einnahmen, die nicht in Geld bestehen: § 8 Abs. 2 S. 6 EStG*
Bewertung der Kantinenmahlzeiten und Essenmarken als Sachbezug: R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 der (LStR)*
Fest- und Zusammensetzung der als Sachbezugswert geltenden Verpflegung: § 2 Abs. 1, 2 SvEV*
Mehr zur gesetzlichen Grundlage lesen Sie hier.

Wie funktioniert die Versteuerung des Essenszuschuss und was gibt es zu beachten?

Der Essenszuschuss setzt sich aus dem Pflichtanteil (Sachbezugswert) und dem steuerfreien Arbeitgeberzuschuss zusammen, eine Zuzahlung des Arbeitnehmers ist möglich.
Bei Essensmarken aus Papier werden in der Regel 4,40 € (Pflichtanteil) vom Arbeitgeber übernommen und mit 25% pauschal versteuert.
Bei digitalen Lösungen wie der givve® Card Essenszuschuss können Arbeitgeber ihre Steuerlast bis auf 0,00 € reduzieren!

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Gegenüberstellung - steuerfreier Essenszuschuss vs. Gehaltserhöhung

Eine Gegenüberstellung von einem steuerfreien Essenszuschuss und einer Gehaltserhöhung zeigt, dass der Essenszuschuss einige Vorteile hat. Im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung wird der Essenszuschuss auf Seiten des Arbeitnehmers nicht mit Steuern und Sozialabgaben belastet. Das bedeutet, dass der Essenszuschuss 1:1 beim Arbeitnehmer ankommt und brutto wie netto ist. Jeder Mitarbeiter profitiert gleichermaßen vom Essenszuschuss, unabhängig von der individuellen Steuerlast.

Beispielrechnung:

Pflichtanteil des Arbeitgebers beim Essenszuschuss: 3,10 €
Durchschnittliche Arbeitstage pro Monat: 20
3,10 € * 20 = 62 € pro Monat als Alternative zur Gehaltserhöhung

Wichtige Regelungen - Das ist zu beachten

Nur an Arbeitstagen

Nur für EINE Mahlzeit an tatsächlichen Arbeitstagen einsetzbar, nicht an Urlaubs- oder Krankheitstagen.

Home Office und Teilzeit

Auch für Home Office- oder Teilzeitmitarbeiter einsetzbar.

Auswärtstätigkeit

Bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten darf kein Essenszuschuss gezahlt werden, da Anspruch auf Spesen besteht.

Unmittelbarer Verzehr

Nur für Mahlzeiten, die zum unmittelbaren Verzehr bestimmt sind. Keine Vorratskäufe oder Kauf von Non-Food Artikeln.

Ausgeschlossene Produkte

Keine Bezuschussung von alkoholischen Getränken, Tabakwaren oder ähnlichen Produkten.

Regionaler Einsatz

Die Karte muss auf eine feste Region rund um den Wohn- oder Arbeitsort eingestellt sein.

Mitarbeitermotivation mit der givve® Card Essenszuschuss

Motivierte Mitarbeiter sind produktiver bei der Arbeit. Benefits für Arbeitnehmer, wie der Essenszuschuss, helfen dabei die Motivation und Bindung von Mitarbeitern zu stärken sowie die Rekrutierung von neuen Arbeitnehmern zu fördern. Die givve® Card Essenszuschuss ist dank der flexiblen Einsatzmöglichkeiten eine exzellente Methode, um Ihre Mitarbeiter auf allen Ebenen zu fördern - Gesundheit (Ernährung), Kaufkraft (finanzieller Vorteil), Motivation und somit Produktivität.

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Essenszuschuss Praxisbeispiele Home Office

Essenszuschuss Beispiele

Der Essenszuschuss ist auch für Angestellte, die von zu Hause aus arbeiten (Home Office) sowie für Teilzeitmitarbeiter möglich. Auch außerhalb der Großstadt, wo es oft keine Partnerrestaurants für Essensgutscheine aus Papier gibt, profitieren Mitarbeiter dank der givve® Card Essenszuschuss vom Arbeitgeberzuschuss. So können alle Arbeitnehmer gleichermaßen unterstützt werden und niemand bleibt außen vor. Zusätzlich können Sie als Arbeitgeber dadurch flexible Arbeitszeitmodelle fördern.

givve® Card Essenszuschuss - eine gute Entscheidung

Geringer Aufwand

Einmaliger Aufwand bei der Einrichtung der givve® Card. Regelmäßiger Aufwand bei Papiergutscheinen und App (Gutscheinverteilung, tägliches Belegscannen und -prüfen).

Hohe Akzeptanz

Die givve® Card ist vielfältig einsetzbar. Die App ebenso, während Papiergutscheine nur bei wenigen Partnern akzeptiert wird.

Steuervorteile

Bei der givve® Card kann die Steuerlast auf bis zu 0 Euro reduziert werden. Ebenso bei der App, Papiergutscheine hingegen bieten keine Steuervorteile.

Steuerkonformität

Bei der givve® Card wird Missbrauch durch technische Beschränkungen verhindert. Ebenso bei der App. Bei Papiergutscheinen ist Missbrauch durch den Nutzer möglich.

Wirtschaftlichkeit

Die givve® Card verursacht nur bei tatsächlichem Konsum Kosten und verfallen nicht. Ebenso die App. Nicht eingelöste Papiergutscheine verfallen, das Guthaben wird nicht rückerstattet.

Mitnahme

Bei der givve® Card können nicht genutzte Zuschüsse in Folgemonat und sogar Folgejahr übertragen werden. Beim Papiergutschein Übertragung nur in den Folgemonat, bei der App gar nicht.

Fortschrittlichkeit

Die givve® Card ist eine moderne, intuitive Lösung. Papiergutscheinen sind veraltet, die App bietet zwar digitale Funktionen, aber der hohe manuelle Aufwand beim tägl. Belegscannen bleibt.

Stärkung lokaler Anbieter

Die givve® Card unterstützt die meisten Restaurants und Anbieter, auch kleine. Ebenso die App, während Papiergutscheine auf Akzeptanzpartner beschränkt sind.

Keine Vorleistung nötig

Bei der givve® Card gehen Arbeitgeber und nicht Mitarbeiter in Vorleistung. Ebenso bei Papiergutscheinen. Bei der App müssen immer die Mitarbeiter in Vorleistung gehen.

Employer Branding

Die givve® Card ist das perfekte Employer Branding Instrument - Sie wird im individuellen Firmendesign gestaltet. Bei Papiergutscheinen ist das nicht möglich, bei der App nur eingeschränkt.

Handhabung

Die givve® Card kombiniert einfachste Handhabung mit Übersichtlichkeit. Papiergutscheine sind unhandlich und unübersichtlich. Die App zeigt Zuschüsse übersichtlich, jedoch unhandlich durch Belegscannen.

Nachhaltigkeit

Die givve® Card ist Jahre lang wiederverwendbar und umweltfreundlich produziert. Einweg Papiergutscheine verbrauchen viele Ressourcen. Die App spart Ressourcen, erfordert aber tägl. gedruckte Belege zum scannen.

*Bitte beachten: Wir dürfen keine Rechts- oder Steuerberatung erbringen. Die hier erhaltenen Informationen sind als allgemeine Informationen zu unserem Produkt, givve® Card Essenszuschuss, zu verstehen. Wir bitten Sie, die für Ihre Fragestellungen relevanten Details aus steuerlicher und rechtlicher Sicht von Ihrem Steuer- bzw. Rechtsberater eingehend prüfen zu lassen, um den für Sie bestmögliche Einsatz unseres Produktes sicherzustellen. Wir übernehmen keine Haftung.

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