Ein Essensgutschein ist ein beliebtes Instrument zur steuerfreien Unterstützung der täglichen Mahlzeiten von Mitarbeitenden. Als Sachzuwendung eingesetzt, kann er in Form von Papiergutscheinen, digitalen Karten oder App-basierten Lösungen gewährt werden. Unternehmen profitieren dabei von steuerlichen Vorteilen und stärken gleichzeitig die Bindung ihrer Teams. Der Essensgutschein zählt längst zu den effizientesten Benefits im modernen Vergütungssystem.
Aktualisiert: Juni 2025
Ein Essensgutschein ist ein geldwerter Vorteil, den Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt vergeben können. Ziel ist es, Mitarbeitende bei ihren täglichen Verpflegungskosten zu entlasten – steuerfrei und zweckgebunden. Der Gutschein darf ausschließlich für Lebensmittel oder Mahlzeiten verwendet werden und ist typischerweise Teil der steuerlich begünstigten Sachbezüge. Damit entsteht ein konkreter, praktischer Mehrwert ohne steuerliche Belastung.
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Früher dominierte die Ausgabe von Papiergutscheinen. Heute setzen sich vor allem digitale Lösungen durch. Digitale Essensgutscheine lassen sich flexibel über Apps oder Karten nutzen, etwa im Supermarkt, beim Lieferservice oder in der Kantine. Sie bieten Transparenz für Arbeitgeber und Komfort für Mitarbeitende. Gleichzeitig sind sie nachhaltiger und ideal für mobile oder hybride Arbeitsmodelle geeignet.
Ein Essensgutschein ist für Unternehmen eine kosteneffiziente Zusatzleistung. Er bietet steuerliche Vorteile, steigert die Mitarbeitermotivation und unterstützt ein modernes Employer Branding – ohne Fixkostensteigerung.
Essensgutscheine gelten als steuerbegünstigte Sachzuwendungen, die zusätzlich zum Lohn gewährt werden können – ohne Sozialabgaben. Je nach Gestaltung ist sogar eine vollständige Steuerfreiheit möglich. Unternehmen bieten ihren Teams einen geldwerten Vorteil, ohne dass zusätzliche Lohnnebenkosten entstehen.
Im Jahr 2025 beträgt der amtliche Sachbezugswert für ein arbeitstägliches Mittagessen 4,40 €. Arbeitgeber können zusätzlich bis zu 3,10 € steuerfrei gewähren – der maximale Essenszuschuss beträgt somit 7,50 € pro Arbeitstag.
Wird der Sachbezugswert von den Mitarbeitenden als Eigenanteil übernommen, bleibt der volle Betrag steuerfrei. Ohne Zuzahlung ist der Zuschuss in der Regel pauschal zu versteuern (§ 37b EStG). Die Voraussetzung: tatsächlicher Arbeitstag und lückenlose Dokumentation.
Essensgutscheine steigern die Mitarbeiterzufriedenheit, da sie als konkrete Unterstützung im Alltag wahrgenommen werden. Besonders in hybriden Arbeitsmodellen gelten sie als wertschätzendes, flexibel nutzbares Extra. Sie fördern langfristige Wertschöpfung durch geringere Fluktuation und stärkere Identifikation mit dem Unternehmen.
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Für Mitarbeitende bedeutet der Essensgutschein ein spürbares Plus im Alltag – mehr Netto vom Brutto, ohne steuerliche Belastung. Die Leistung ist transparent, planbar und individuell einlösbar.
Der Vorteil liegt auf der Hand: steuer- und sozialabgabenfreie Zusatzleistung mit echtem Mehrwert. Im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung verbleibt beim Mitarbeitenden ein höherer Betrag zur freien Verfügung – ohne dass die steuerliche Belastung steigt.
Die Essensgutscheine sind bei einer Vielzahl von Akzeptanzstellen nutzbar: Supermärkte, Bäckereien, Restaurants, Take-away-Services und Lieferdienste. Digitale Varianten bieten besonders viel Flexibilität – gerade für mobile Beschäftigte oder Homeoffice-Kräfte. Das steigert die Akzeptanz und erleichtert die Integration in den Alltag.
Grundsätzlich können alle festangestellten Mitarbeitenden – auch Teilzeitkräfte oder Minijobber – Essensgutscheine erhalten. Wichtig ist, dass der Gutschein nur an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt wird. Auch Außendienstmitarbeitende und Homeoffice-Kräfte sind einschließbar. Eine arbeitsrechtlich einheitliche Behandlung im Unternehmen wird empfohlen.
Die Einführung eines Essensgutscheinsystems muss rechtlich korrekt erfolgen. Ein strukturierter Ablauf hilft dabei, typische Fehler zu vermeiden und den steuerlichen Vorteil vollständig zu nutzen.
Gutscheine dürfen ausschließlich zusätzlich zum Lohn gewährt werden – ein Lohnersatz ist unzulässig. Der Verwendungszweck muss eindeutig auf Lebensmittel und Mahlzeiten beschränkt sein. Die rechtliche Grundlage bildet § 8 Abs. 1 EStG sowie die Sachbezugsverordnung. Eine dokumentierte Ausgabe pro Arbeitstag ist Pflicht.
1. Bedarfsanalyse und Auswahl eines geeigneten Anbieters
2. Definition interner Richtlinien zur Ausgabe
3. Information und Schulung der Mitarbeitenden
4. Integration in bestehende Systeme (z. B. Lohnabrechnung)
5. Regelmäßige Evaluation und Feedback einholen
Vermeiden Sie eine Gehaltsumwandlung, da sonst die Steuerfreiheit entfällt. Klären Sie bereits zu Beginn die Einlösebedingungen und Grenzen transparent und eindeutig. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig in den Prozess ein und achten Sie auf Unterschiede zwischen den Anbieter-Modellen. Nur so sichern Sie den langfristigen Erfolg des Systems.
givve® bietet eine moderne Lösung für digitale Essensgutscheine: rechtssicher, flexibel und einfach zu integrieren. Die givve® Card überzeugt mit breiter Akzeptanz, einfacher Verwaltung und steuerlicher Optimierung. Ob für kleine oder große Teams – mit der givve® Card Essenszuschuss setzen Sie auf ein effizientes System, das Ihre Mitarbeitenden im Alltag spürbar unterstützt.
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*Bitte beachten Sie: Wir erbringen keine Rechts- oder Steuerberatung. Sollten Sie steuerliche oder rechtliche Fragen zu unseren Produkten haben, empfehlen wir, diese von Ihrem Steuer- bzw. Rechtsberater prüfen zu lassen. Sofern Sie die Produkte von givve für die Erreichung bestimmter steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Zwecke (z.B. Zuwendung von Sachbezug) nutzen möchten, empfehlen wir zudem, eine Anrufungsauskunft bei dem zuständigen Finanzamt einzuholen. givve übernimmt keine Haftung dafür, dass Sie die beabsichtigten steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen tatsächlich erreichen.
