Verpflegungspauschale

Q: Verpflegungspauschale: Wann ist sie steuerfrei?

Arbeitgeber können die Verpflegungspauschale steuerfrei erstatten, solange die gesetzlichen Pauschbeträge nicht überschritten werden. Beträge, die über den Höchstgrenzen liegen, müssen als geldwerter Vorteil versteuert werden. Die Pauschale darf nur für berufliche Zwecke verwendet werden, eine private Nutzung ist ausgeschlossen. Es muss eine Dokumentation und entsprechende Nachweise durch den Arbeitnehmer erbracht werden.

Die Verpflegungspauschale ist eine Entschädigung für Arbeitnehmer, die während Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten höhere Verpflegungskosten haben.

Aktualisiert: Oktober 2024

Autoren: givve® Redaktionsteam

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Übersicht

Was ist die Verpflegungspauschale und wie wird sie genutzt?
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale?
Verpflegungspauschale bei Dienstreisen
Steuerliche Vorteile für Arbeitnehmer
Vorteile der Verpflegungspauschale für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Verpflegungspauschale ist eine Entschädigung für Arbeitnehmer, die während Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten höhere Verpflegungskosten haben. Sie dient dazu, die zusätzlichen Kosten für Essen und Trinken auszugleichen, die während der Abwesenheit vom regulären Arbeitsplatz anfallen.

Der Zweck der Verpflegungspauschale ist es, die Arbeitnehmer bei den zusätzlichen Kosten für Essen und Trinken während der Abwesenheit vom regulären Arbeitsplatz zu entlasten. Für Arbeitnehmer liegt der Vorteil in den steuerlichen Ersparnissen, da die Pauschale bis zu einem bestimmten Betrag steuerfrei ist. Gleichzeitig profitieren Arbeitgeber von einer klaren Kostenstruktur bei der Reisekostenabrechnung, die den Verwaltungsaufwand reduziert.

Ein wesentlicher Unterschied zwischen Verpflegungspauschale und Verpflegungsmehraufwand liegt in der Anwendung der Begriffe: Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die tatsächlichen Mehrkosten, während die Verpflegungspauschale eine steuerlich festgelegte Pauschale zur Abrechnung ist.

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Was ist die Verpflegungspauschale und wie wird sie genutzt?

Die Verpflegungspauschale ist eine steuerliche Pauschale, die für Auswärtstätigkeiten gewährt wird. Arbeitnehmer erhalten damit eine pauschale Entschädigung für ihre Verpflegungskosten während beruflicher Reisen. Dies betrifft beispielsweise Außendienstmitarbeiter oder Beschäftigte, die an Konferenzen teilnehmen.

Im Gegensatz zu den regulären Verpflegungskosten fallen durch die berufliche Abwesenheit zusätzliche Ausgaben an, die durch die Pauschale ausgeglichen werden.

Praktische Beispiele für die Nutzung:

Angestellte auf mehrtägigen Dienstreisen sind häufig darauf angewiesen, auf Restaurants oder andere Verpflegungsmöglichkeiten auszuweichen, da sie nicht zu Hause essen können.
Die Verpflegungspauschale kann von Arbeitnehmern beantragt werden, wenn sie berufsbedingt mehr als acht Stunden von ihrem üblichen Arbeitsplatz entfernt sind, etwa bei Dienstreisen. Sie dient dazu, die erhöhten Verpflegungskosten auszugleichen. Die Pauschalen sind gestaffelt: Für eintägige Reisen ab acht Stunden gibt es 14 Euro, bei mehrtägigen Reisen jeweils 28 Euro pro vollen Tag und 14 Euro für An- oder Abreisetage.

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Wie hoch ist die Verpflegungspauschale?

Die Höhe der Verpflegungspauschale variiert je nach Reisedauer und Zielland. Für Reisen im Inland und Ausland gelten unterschiedliche Pauschalbeträge, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen angepasst werden.

Verpflegungspauschale im Inland

Bei Reisen innerhalb Deutschlands beträgt die Pauschale 14 Euro für Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden. Bei einer 24-stündigen Abwesenheit erhöht sich die Pauschale auf 28 Euro. Auch für An- und Abreisetage mehrtägiger Reisen gilt ein Betrag von 14 Euro pro Tag.

Verpflegungspauschale im Ausland

Im Ausland unterscheiden sich die Pauschalen je nach Land. Beispielsweise gelten für Frankreich, USA und Großbritannien unterschiedliche Pauschalbeträge. Diese Pauschalen werden jährlich angepasst, um die unterschiedlichen Lebenshaltungskosten in den jeweiligen Ländern zu berücksichtigen.

Zu den häufigsten Reiseländern für Dienstreisen außerhalb Deutschlands zählen Österreich, die Schweiz und die USA. Für Österreich liegt die Verpflegungspauschale bei 40 Euro pro Tag und 27 Euro für An- und Abreisetage. In der Schweiz beträgt die Pauschale 64 Euro pro Tag und 42 Euro für An- und Abreisetage. Für die USA variiert die Pauschale je nach Stadt; in Städten wie New York beträgt sie 64 Euro pro Tag und 42 Euro für An- und Abreisetage. Wichtig ist, dass sich die Pauschalen jährlich ändern können, daher sollten aktuelle Werte vor Reiseantritt überprüft werden.

Abrechnung über die Steuererklärung

Wenn der Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen nicht übernimmt, können Arbeitnehmer diese als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen. Die Pauschalen müssen korrekt angegeben werden, um den steuerlichen Vorteil nutzen zu können

Beantragung und Abrechnung erfolgen in der Regel über die Einkommensteuererklärung. Hier gibt der Arbeitnehmer die Dienstreisen in der Anlage N an. Wichtig zu beachten ist, dass Arbeitgeber bereits erstattete Pauschalen nicht erneut abgesetzt werden können. Reisekostenabrechnungen und Nachweise, wie etwa Reiseunterlagen oder Hotelrechnungen, sollten stets aufbewahrt werden, falls das Finanzamt eine Prüfung verlangt.

Verpflegungspauschale bei Dienstreisen: Regeln und steuerliche Behandlung

Folgende Regeln gelten für Dienstreisen und steuerliche Pauschalen:

Bei einer beruflichen Abwesenheit von mindestens 8 Stunden haben Arbeitnehmer Anspruch auf eine steuerfreie Verpflegungspauschale.
Diese Pauschale deckt ausschließlich Verpflegungskosten ab und umfasst keine Ausgaben für Unterkunft.
Stellt der Arbeitgeber die Verpflegung (z. B. durch Übernahme der Restaurantkosten), darf der Arbeitnehmer die Pauschale nicht zusätzlich steuerlich geltend machen.

Verpflegungspauschale im Ausland:

Für Dienstreisen ins Ausland gelten besondere Bestimmungen, einschließlich höherer Pauschalen.
Es gibt hilfreiche Tipps zur Planung und Abrechnung, um die Verpflegungspauschale optimal zu nutzen. Beispielsweise sollten die jeweiligen Verpflegungspauschalen eines Landes immer vor Antritt der Dienstreise geprüft werden - die Beträge können zum Teil stark variieren und sich auch jährlich ändern.

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Verpflegungspauschale und steuerliche Vorteile für Arbeitnehmer

Durch die Verpflegungspauschale ergeben sich für den Arbeitnehmer, aber auch für den Arbeitgeber steuerliche Vorteile. Diese können wie folgt aussehen:

Steuerliche Absetzbarkeit
Verpflegungsmehraufwendungen können als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn der Arbeitgeber diese nicht übernimmt. Dafür ist es wichtig, das Verfahren zur Absetzung zu kennen und die entsprechenden Belege vorzulegen.
Reduktion der Steuerlast
Arbeitnehmer, die häufig auf Dienstreisen sind, können ihre Steuerlast durch die Verpflegungspauschale spürbar senken. Typische Berufsgruppen, die davon profitieren, sind Außendienstmitarbeiter, Berater und Monteure.
Vorteile für den Arbeitgeber
Die Verpflegungspauschale ermöglicht es Arbeitgebern, die Reisekosten der Mitarbeiter transparent und pauschal abzurechnen. Im Vergleich zu anderen Abrechnungsarten ist dies oft eine effiziente Lösung.

Verpflegungspauschale: Wann ist sie steuerfrei?

Arbeitgeber können die Verpflegungspauschale steuerfrei erstatten, solange die gesetzlichen Pauschbeträge nicht überschritten werden. Beträge, die über den Höchstgrenzen liegen, müssen als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Die Pauschale darf nur für berufliche Zwecke verwendet werden, eine private Nutzung ist ausgeschlossen. Es muss eine Dokumentation und entsprechende Nachweise durch den Arbeitnehmer erbracht werden.

Umsetzung der Verpflegungspauschale im Unternehmen

Arbeitgeber sollten klare Richtlinien zur Nutzung und Abrechnung der Verpflegungspauschale festlegen. Unternehmen müssen die Pauschalen verständlich an ihre Mitarbeiter kommunizieren.

Zudem müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass die Pauschalen korrekt in die Lohnabrechnung integriert werden, um steuerliche Vorteile zu sichern. Es gibt Beispiele für die praktische Integration durch Software und digitale Tools.

Plattformen und Apps können den Verwaltungsaufwand minimieren, indem sie die Abrechnung und Dokumentation der Verpflegungsmehraufwendungen vereinfachen. Die givve® Card bietet Vorteile für eine effiziente Verwaltung der Pauschalen.

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Vorteile der Verpflegungspauschale für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Verpflegungspauschale bietet sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern viele Vorteile:

Entlastung der Arbeitnehmer: Arbeitnehmer profitieren von der finanziellen Entlastung während ihrer Auswärtstätigkeiten, insbesondere bei längeren Dienstreisen.
Attraktive Zusatzleistung: Für Arbeitgeber stellt die Verpflegungspauschale eine attraktive Zusatzleistung dar, die zur Motivation und Bindung der Mitarbeiter beiträgt.
Flexibilität durch digitale Lösungen: Durch digitale Tools wie die givve® Card können Unternehmen ihre Reisekostenprozesse effizienter gestalten und transparenter abwickeln.

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Die givve® Card bietet Unternehmen eine einfache und effiziente Möglichkeit, die Verpflegungspauschale digital zu verwalten. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und sorgt für eine schnelle und reibungslose Abwicklung der Reisekostenabrechnungen.

Zusammenfassend bietet die givve®Card eine moderne Lösung zur Verwaltung der Verpflegungspauschale, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer entlastet.

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