Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale ist neben Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Nebenkosten ein eigener Baustein der Reisekosten. Ein Anspruch entsteht, wenn die Reise beruflich veranlasst ist und die erste Tätigkeitsstätte verlassen wird. In der Praxis ist die Pauschale meist Bestandteil der Reisekostenabrechnung und sollte dort separat ausgewiesen werden.

Wenn an einem Tag mehrere Dienstreisen stattfinden, zählt die gesamte Abwesenheitsdauer für die Ermittlung der Pauschale. Für dieselbe Auswärtstätigkeit am selben Ort gilt zudem eine Dreimonatsfrist: Danach entfällt der Anspruch, bis eine Unterbrechung vorliegt.

Die Verpflegungspauschale darf 2026 nur angesetzt werden, wenn eine berufliche Auswärtstätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte vorliegt - typischerweise bei einer Dienstreise oder einem externen Termin. Entscheidend ist die Abwesenheitsdauer je Kalendertag: Im Inland gibt es 14 Euro, sobald die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt, und 28 Euro bei vollen 24 Stunden Abwesenheit. Diese Sätze gelten in 2026 unverändert.

• Anreise und Abreise bei mehrtägigen Reisen: Im Inland werden Anreise- und Abreisetage immer mit 14 Euro angesetzt - unabhängig davon, wie viele Stunden Sie an diesen Tagen tatsächlich abwesend sind.
• Zwischentage als volle Reisetage: Jeder volle Tag zwischen An- und Abreise gilt als voller Reisetag und wird mit 28 Euro berücksichtigt.
• Auslandsreisen - maßgeblicher Ort: Bei Auslandsreisen gilt der Pauschbetrag des Ortes, der vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wird. So wird ein eindeutiger Pauschsatz festgelegt, auch wenn sich der Reiseverlauf kurzfristig ändert.
• Reisen durch mehrere Länder: Diese Regel gilt nicht nur für Hin- und Rückreise, sondern auch für Reisen, die durch mehrere Länder führen - maßgeblich bleibt jeweils der zuletzt erreichte Ort vor Mitternacht.
• Dreimonatsfrist beachten: Der Anspruch entfällt, wenn keine berufliche Veranlassung vorliegt oder wenn dieselbe Auswärtstätigkeit am gleichen Ort länger als drei Monate ohne Unterbrechung dauert. In diesem Fall darf ab dem Folgetag keine Verpflegungspauschale mehr angesetzt werden.

Die Inlandspauschalen bleiben 2026 unverändert und richten sich nach der Abwesenheitsdauer pro Kalendertag. Für die Abrechnung ist dabei zu unterscheiden zwischen Tagen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit, vollen Reisetagen sowie Anreise- und Abreisetagen.

Wichtig ist außerdem: Werden Mahlzeiten gestellt, müssen die entsprechenden Kürzungen von den Pauschalen vorgenommen werden.

Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden an einem Kalendertag innerhalb Deutschlands können 2026 14 Euro angesetzt werden. Für volle 24 Stunden Abwesenheit sowie für Zwischentage einer mehrtägigen Reise gilt die große Pauschale von 28 Euro pro Tag. Ebenfalls 14 Euro können an Anreise- und Abreisetagen mehrtägiger Reisen berücksichtigt werden - unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesen Tagen. Die Pauschalen sind unabhängig von den tatsächlichen Essenskosten und können nicht durch Belege erhöht werden. Pro Kalendertag darf zudem nur eine Verpflegungspauschale pro Person angesetzt werden.

• Eintägige Dienstreise: Abwesenheit von 9 Stunden → Ansatz 2026 im Inland 14 Euro
• Voller Reisetag: Abwesenheit von 24 Stunden → Ansatz 28 Euro
• Mehrtägige Reise: Anreisetag 14 Euro, Zwischentag 28 Euro, Abreisetag 14 Euro
• Zwei Dienstreisen an einem Tag: Die Gesamtabwesenheit zählt; bei mehr als 8 Stunden wird einmal 14 Euro angesetzt

Hinweis: Kürzungen bei bereitgestellten Mahlzeiten müssen jeweils vom entsprechenden Tagesbetrag abgezogen werden. Details dazu finden Sie im Abschnitt zu den Kürzungen.

Für Auslandsreisen gelten 2026 länderspezifische Verpflegungspauschalen, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht und angepasst werden. Maßgeblich ist dabei der Staat und häufig auch die jeweilige Stadt des Tätigkeitsortes - nicht die Staatsangehörigkeit, der Wohnsitz oder der Abreiseort. Für An- und Rückreisetage gilt jeweils der Pauschbetrag des Ortes, der vor Mitternacht (24 Uhr) erreicht wird.

Die Auslandspauschalen für 2026 sind je Land in einer BMF-Tabelle festgelegt und gelten ab dem 1. Januar 2026. In der Regel gibt es - ähnlich wie im Inland - getrennte Sätze für An- und Abreisetage sowie für volle Tage. Maßgeblich ist jeweils der letzte Tätigkeitsort im Ausland vor 24 Uhr, der den anzusetzenden Pauschbetrag bestimmt. Ist ein Land nicht in der Tabelle enthalten, wird ersatzweise ein Referenzwert nach BMF-Vorgaben herangezogen. Für eine korrekte Abrechnung sollten Unternehmen immer die aktuelle Tabelle 2026 verwenden, da sich die Pauschalen für zahlreiche Länder geändert haben.

Bei Reisen in mehrere Länder zählt pro Kalendertag grundsätzlich das Land, in dem sich der Arbeitnehmer überwiegend aufhält oder das vor Mitternacht erreicht wird. Das gilt auch für reine Reisetage ohne Tätigkeit. Zwischenstopps können den anzusetzenden Pauschbetrag beeinflussen, wenn dadurch ein anderer Tätigkeitsort vor 24 Uhr erreicht wird. Bei mehrtägigen Reisen mit Länderwechsel sind die Zwischentage jeweils mit dem Pauschbetrag des Aufenthaltslandes anzusetzen. Eine saubere Dokumentation der Reiseroute und der Zeiten ist daher wichtig, damit die Reisekostenabrechnung die richtigen Länderpauschalen abbildet.

Wenn Mahlzeiten gestellt oder durch Dritte bezahlt werden, muss die Verpflegungspauschale 2026 gekürzt werden. Die Kürzung erfolgt prozentual vom vollen Tagesbetrag, auch wenn am jeweiligen Tag eigentlich nur die kleine Pauschale zusteht. Typische Fälle sind Frühstück im Hotel sowie Einladungen zu Mittag- oder Abendessen.

Wird Frühstück gestellt, ist 2026 eine Kürzung um 20 Prozent des vollen Tagesbetrags vorzunehmen. Da der volle Tagesbetrag im Inland 28 Euro beträgt, entspricht das einer Kürzung von 5,60 Euro pro Frühstück. Diese Kürzung gilt unabhängig davon, ob an diesem Tag 14 Euro oder 28 Euro Verpflegungspauschale angesetzt werden.

Werden mehrere Mahlzeiten gestellt, werden die Kürzungen addiert - jedoch maximal bis zur Höhe des jeweiligen Tagespauschbetrags. In der Reisekostenabrechnung sollte klar dokumentiert werden, an welchen Tagen Frühstück gestellt wurde, damit die Kürzung nachvollziehbar ist.

Wird Mittagessen oder Abendessen gestellt, ist 2026 jeweils um 40 Prozent des vollen Tagesbetrags zu kürzen. 40 Prozent von 28 Euro entsprechen 11,20 Euro Kürzung je gestellter Hauptmahlzeit. Als Bewirtung durch Dritte gelten insbesondere Einladungen durch Kunden, Partner oder Veranstalter, sofern die Mahlzeit für den Mitarbeitenden kostenlos ist.

Zahlt der Mitarbeitende einen angemessenen Eigenanteil, kann die Kürzung entfallen - vorausgesetzt, der Arbeitgeber kann dies entsprechend nachweisen. Bei Auslandsreisen erfolgt die Kürzung immer auf Basis des jeweils geltenden vollen Auslandstagesatzes.

Steuerlicher Vorteil für Arbeitnehmer: Erstattet der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale nicht oder nur teilweise, können Arbeitnehmer sie 2026 als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen. Dadurch sinkt die steuerliche Belastung, ohne dass Essensbelege erforderlich sind.

Planbare, einfache Erstattung für Arbeitgeber: Arbeitgeber können die Pauschalen bis zur gesetzlichen Höhe steuerfrei erstatten und müssen keine einzelnen Restaurant- oder Supermarktbelege prüfen. Das spart Zeit in HR und Buchhaltung und schafft klare, einheitliche Standards.

Klare Pauschbeträge 2026 sorgen für Transparenz: Für Dienstreisen in Deutschland gelten 2026 unverändert feste Sätze: 14 Euro ab mehr als 8 Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei vollen Reisetagen. Das macht Abrechnung und Kommunikation für beide Seiten nachvollziehbar.

Fairer Ausgleich des Mehraufwands: Die Verpflegungspauschale kompensiert den typischen Mehrbedarf unterwegs, ohne dass der tatsächliche Preis jeder Mahlzeit nachgewiesen werden muss. Arbeitnehmer erhalten damit einen verlässlichen Ausgleich, Arbeitgeber erfüllen ihre Fürsorge- und Reisekostenpflichten pragmatisch.

Gute Compliance bei standardisierten Prozessen: Durch die Pauschalregelung entsteht weniger Interpretationsspielraum als bei Einzelabrechnungen. Wenn Abwesenheitszeiten, Reiseroute und gestellte Mahlzeiten sauber dokumentiert werden, reduziert das das Risiko von Fehlern oder Nachfragen in Prüfungen.

Die Verpflegungspauschale ist als Werbungskosten absetzbar, wenn der Arbeitgeber sie nicht oder nicht vollständig erstattet. In der Steuererklärung wird sie im Bereich Reisekosten beziehungsweise Auswärtstätigkeit angegeben, getrennt nach Inlands- und Auslandsreisen.

Für 2026 sind die Inlandssätze 14 Euro und 28 Euro sowie die jeweils aktuellen Auslandswerte anzusetzen. Auch wenn keine Essensbelege eingereicht werden müssen, sollten Nachweise wie Reiseaufstellung, Abwesenheitszeiten und Angaben zu gestellten Mahlzeiten vorliegen. Eine doppelte Berücksichtigung ist ausgeschlossen: Erstattete Pauschalen mindern den Betrag, der als Werbungskosten angesetzt werden kann.

Arbeitgeber können die Verpflegungspauschale 2026 steuerfrei erstatten, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten korrekt berücksichtigt werden. Damit die Reisekostenabrechnung rechtssicher bleibt, sollten pro Kalendertag insbesondere Abwesenheitszeiten, Reiseroute, Länder beziehungsweise Orte sowie gestellte Mahlzeiten nachvollziehbar dokumentiert werden. Wichtig ist außerdem, Pauschalen strikt getrennt von tatsächlichen Bewirtungskosten zu behandeln, damit es in der Abrechnung nicht zu einer Vermischung kommt.

Typische Fehler entstehen in der Praxis vor allem durch eine falsche Tageszuordnung bei Auslandsreisen, fehlende Kürzungen oder die Anwendung veralteter Länderpauschalen. Digitale Prozesse helfen hier, Reisekostenabrechnungen revisionssicher zu führen und die Verpflegungspauschale automatisiert sowie konsistent zu berechnen.

Für alle Mitarbeitenden, die nicht auf Dienstreise gehen und somit keinen Anspruch auf die Verpflegungspauschale haben, gibt es die Möglichkeit steuerbegünstigten Essenszuschuss zu gewähren. givve bietet beispielsweise mit der givve Card Essenszuschuss eine moderne Umsetzung, die die steuerlichen Regeln 2026 sicher einhält und den administrativen Aufwand im Unternehmen spürbar reduziert.

Wir beraten Sie gern unverbindlich und finden das für Ihre Bedürfnisse passende Produkt!

*Bitte beachten Sie: Wir erbringen keine Rechts- oder Steuerberatung. Sollten Sie steuerliche oder rechtliche Fragen zu unseren Produkten haben, empfehlen wir, diese von Ihrem Steuer- bzw. Rechtsberater prüfen zu lassen. Sofern Sie die Produkte von givve für die Erreichung bestimmter steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Zwecke (z.B. Zuwendung von Sachbezug) nutzen möchten, empfehlen wir zudem, eine Anrufungsauskunft bei dem zuständigen Finanzamt einzuholen. givve übernimmt keine Haftung dafür, dass Sie die beabsichtigten steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen tatsächlich erreichen.