Desk Sharing
Das Desk Sharing ist ein modernes Konzept und wird dafür genutzt, um Arbeitsbereiche kompakt zu organisieren. An einem Desk Sharing Arbeitsplatz nutzen mehrere Arbeitnehmende den gleichen Arbeitsort zu verschiedenen Zeiten. So lässt sich etwa der tatsächlich benötigte Büroraum minimieren. Außerdem wird weniger Ausstattung benötigt und alle Mitarbeitende haben Zugriff auf alle relevanten Inhalte.
Aktualisiert: Dezember 2022
Was ist Desk Sharing?
Mitarbeitende haben beim Desk Sharing keinen festen Arbeitsplatz im Büro. Sie nutzen entsprechend einen Schreibtisch, der bei der Ankunft vor Ort frei zur Verfügung steht. Bei dieser Organisationsform greifen dabei zwei Prinzipien:
- Hot-Desk-Prinzip – jeder freie Arbeitsplatz steht jedem Mitarbeitenden zu jeder Zeit zur Verfügung.
- Desk-Hotelling-Prinzip – es gibt die Möglichkeit, sich einen bestimmten Arbeitsplatz für feste Zeiten zu reservieren.
Das Desk Hotelling-Prizip wird vor allem dann genutzt, wenn die Arbeitsplatzkapazitäten begrenzt sind und genau geplant werden müssen. Gleichzeitig eignet es sich für Arbeitszeitenmodelle, bei denen die Mitarbeitende feste Arbeitszeiten haben. Wird der Arbeitsalltag von den meisten Mitarbeitenden flexibel gestaltet, ist das Hot-Desk-Prinzip die bessere Wahl.
Was sind Vor- und Nachteile des Shared Desk Prinzips?
Vor allem junge Unternehmen in der Start-up-Phase setzen zunehmend auf das Hot-Desk-Prinzip. Denn es hat viele Vorteile zu bieten. Aber es besteht immer die Gefahr, dass es auch zu negativen Auswirkungen kommt.
Vorteile Shared Desk bzw. Hot Desk
- Platz und Kosten sparen
- Flexibilität
- Kreativität
- Zufriedenheit
- Abbau von Hierarchien
- Informationsaustausch
Nachteile Shared Desk bzw. Hot Desk
- Unsicherheit
- Beeinträchtigung der Produktivität
- Teamzusammenhalt
- Unruhe
- Zusätzlicher Planungsaufwand
Desk Sharing Konzept umsetzen – wie gelingt der Shared Desk Ansatz?
Um das Desk Sharing erfolgreich umsetzen zu können, ist eine funktionierende IT-Infrastruktur unumgänglich. Diese erlaubt es jedem Arbeitnehmenden, von jedem Arbeitsplatz aus auf alle Daten zuzugreifen. In diesem Zusammenhang muss das System einen umfassenden Datenschutz bieten. Die Organisation der Arbeitszeiten und der Desk-Vergabe ist ebenfalls zu beachten. Denn nur durch eine gute Zusammenarbeit lassen sich hier etwa Doppelbesetzungen vermeiden. Über eine Clean Desk Policy wird sichergestellt, dass alle einen sauberen und ordentlichen Arbeitsplatz vorfinden.
Wann ist Desk Sharing für ein Unternehmen sinnvoll?
Das Desk Sharing Modell ist nicht für jede Arbeitsumgebung geeignet. So ist ein Büro, das ausschließlich mit Vollzeitmitarbeitenden in einem klassischen Arbeitsmodell besetzt ist, kein Ort, an dem ein Shared Desk Arbeitsplatz sinnvoll ist.
Diese Art des Arbeitsplatzmanagements eignet sich für Firmen, die auf moderne, flexible Arbeitzeitenmodelle setzen. So können einzelne Arbeitsplätze mehrfach am Tag von unterschiedlichen Angestellten genutzt werden. Auch eine Arbeitsumgebung, in der es einen regelmäßigen Wechsel zwischen der Arbeit im Office und außerhalb gibt – Journalisten, Architekten, Bauplaner, regionales Management (Pendeln zwischen Filialen) – profitiert von diesem Konzept.
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