Homeoffice Zuschuss

Wie genau lassen sich Kosten im Homeoffice erstatten und welche Voraussetzungen gibt es dafür? Wir beraten Sie gerne!

Aktualisiert: April 2022

Home Office - aber wie?

Das Homeoffice hat im Rahmen der Corona-Pandemie an neuer Bedeutung gewonnen. Immer mehr Arbeitnehmer möchten die vielen Vorteile der Heimarbeit für sich nutzen. Dies stellt Unternehmen vor diverse Herausforderungen. Viele Regelungen sind für Arbeitgeber neu. Fragen, wie welche Kosten man als Arbeitgeber im Homeoffice tragen und welche man absetzen kann, werden in diesem Beitrag geklärt.

Auch wenn die Arbeit im Homeoffice für immer mehr Arbeitnehmer ganz normal scheint, sind Arbeitgeber oft überlastet. Denn sie müssen sich stetig über die aktuellen Entwicklungen informieren und rechtliche Rahmenbedingungen für das eigene Unternehmen einhalten.

Ein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice besteht bisher nicht. Dennoch möchten viele Firmen diese Option anbieten.

Wie genau lassen sich Kosten im Homeoffice erstatten und welche Voraussetzungen gibt es dafür? Wir beraten Sie gerne!

Welche Voraussetzungen sollte der Arbeitgeber für den Homeoffice Zuschuss treffen?

Um den Homeoffice Zuschuss als Arbeitgeber korrekt umsetzen zu können, sollten nach § 611a BGB und § 106 GewO diverse Vorkehrungen getroffen werden:

Bevor also ein Zuschuss für den Bürostuhl im Homeoffice oder andere Gegenstände gewährt wird, kann unter anderem eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden. Hier werden alle Gefährdungen, die je nach Tätigkeit mit der Arbeit verbunden sind, ermittelt und Maßnahmen abgeleitet.

Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) legt diese Sicherheitsmaßnahmen und den Gesundheitsschutz vor. Hier stellt sich vor allem für klassische Büroarbeiten die Frage, wie kann man diese Gefährdungsbeurteilung überprüfen? Es ist sinnvoll, individuelle Lösungen zu finden.

Physische und psychische Belastungen sollten dabei immer berücksichtigt werden.

Die Regelung der Unfallversicherung nach § 8 Abs. 1 SGB VII besteht im Homeoffice im gleichen Umfang wie auf der Unternehmensstätte. Bei einem Arbeitsunfall muss man im Rahmen einer versicherten Tätigkeit nach § 2, 3 oder 6 SGB VII handeln. Arbeitnehmer sind hier grundsätzlich über die gesetzliche Unfallversicherung versichert.

Der Arbeitgeber muss bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes im Homeoffice den Pflichten des Arbeitsschutzes nachkommen. Hier sind wieder konkrete Vorgaben und Richtlinien seitens der Arbeitsstättenverordnung vorgegeben, die für individuelle Branchen anders aufgebaut sind.

Ergonomie für den Rücken und Gefährdungen für das Auge spielen dabei eine wichtige Rolle. Der Homeoffice Zuschuss für das Arbeitszimmer kann unter anderem dazu dienen, um Möbel, wie einen höhenverstellbaren Schreibtisch oder einen ergonomischen Bürostuhl, anzuschaffen.

Welche Kosten muss der Arbeitgeber im Homeoffice tragen?

Der Homeoffice Zuschuss vom Arbeitgeber bei Corona und darüber hinaus muss unter anderem notwendige Arbeitsmittel sowie Mobiliar decken. Diese Mittel können bereitgestellt werden, also zum Beispiel aus dem Büro in das Homeoffice gebracht werden oder neu gekauft werden. Dies betrifft alle Dinge, die notwendig sind, um der Arbeitspflicht nachkommen zu können:

  • Möbel
  • Computer
  • Verbrauchsmaterialien
  • Stromkosten
  • Telekommunikationskosten

Auch dann, wenn eine vertragliche Vereinbarung fehlt, hat der Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass sich der Arbeitgeber an den Kosten für die häusliche Telearbeit beteiligt. Hier ist zusätzlich Folgendes zu beachten:

  • Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer nicht zwingen, den privaten Laptop/PC zu verwenden.
  • Alle Kosten, die für die Erbringung der Arbeitsleistung erforderlich sind, sind zu decken.
  • Kosten hängen jedoch von der Art des Homeoffice ab.

Eine Ausnahme besteht, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern einen Arbeitsplatz vor Ort im Betrieb zur Verfügung stellt, aber dennoch der Wunsch auf ein Homeoffice gestellt wird.

Wichtig: Es ist in der Regel nicht möglich, durch die Schaffung von Home-Office-Plätzen etwa das Büro komplett zu schließen. Wenn im Arbeitsvertrag nicht anders vereinbart, muss der Arbeitgeber seinen Angestellten die Möglichkeit bieten, im Unternehmen zu arbeiten.

Home Office Zuschuss als Benefit für Ihre Mitarbeiter. 

Welche Homeoffice-Kosten können steuerlich abgesetzt werden?

home-office

Um die Kosten für das Homeoffice steuerlich absetzen zu können, ist ein “häusliches Arbeitszimmer” immer Voraussetzung. Als solches wird ein Raum definiert, der als Arbeitszimmer dient und den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet, da kein genauer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Bei bestimmten Berufsgruppen, bei dem der Arbeitsraum nicht den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet, kann ein Betrag von max. 1250 Euro steuerlich abgesetzt werden. Diese Regelung betrifft vor allem Freelancer, Außenmitarbeiter oder Lehrer.

Wann sind Arbeitsmittel im Homeoffice für den Arbeitgeber steuerfrei?

Arbeitsmittel sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Eine vertragliche Regelung zur Überlassung von Arbeitsmitteln ist für beide Seiten empfehlenswert. Hier kann die Frage geklärt werden, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel dem Arbeitnehmer zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel selbst angeschafft hat und der Arbeitgeber ihm diese Kosten zurückerstattet (steuerfreier Ersatz gem. § 3 Nr. 50 EStG).

Dabei muss darauf geachtet werden, ob die Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitnehmers verbleiben und ob eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer ausgeschlossen ist.

Bei der privaten Mitnutzung muss man einiges beachten. Betriebliche Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte können unter die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG fallen.

Die Erstattung von Telefon- und Internetkosten kann grundsätzlich nur bei beruflicher Veranlassung abgesetzt werden. Außerdem ist dies nur bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags und maximal bis 20 Euro im Monat möglich.

Bei einer Internetpauschale kann eine Pauschalbesteuerung von 25 % in Anspruch genommen werden.

Sonstige Erstattungen seitens des Arbeitgebers sind in vollem Umfang steuerpflichtig.

Genießen Sie die Vorteile von givve®

Nutzen Sie die givve® Card - eine Karte für alle Möglichkeiten! Sichern Sie sich attraktive Benefits für Ihre Mitarbeiter und zahlen Sie den Home Office Zuschuss über die flexibel einsetzbare Prepaidkarte aus. Diese sind auch im Homeoffice nutzbar. Denn die Karte lässt sich einfach sowie unkompliziert verwalten und an alle Mitarbeitenden ausgeben. Diese können die Karte mit dem aufgeladenen Guthaben nach eigenem Ermessen nutzen. Profitieren Sie von vielen weiteren Vorteilen:

  • Unterstützung des lokalen Einzelhandels und der Gastronomie
  • 50 € Sachbezugsfreigrenze optimal und rechtskonform nutzen
  • Sehr große Vielfalt für die Mitarbeiter
  • Tolle und hochwertige Optik der Karte
givve Card

Bieten Sie allen Mitarbeitern einen leichten Zugang zu hochwertigen Benefits – so schaffen Sie keine Kluft zwischen Angestellten vor Ort im Büro und Mitarbeitern im Homeoffice.

Bitte beachten: Wir dürfen keine Rechts- oder Steuerberatung erbringen. Die hier erhaltenen Informationen sind als allgemeine Informationen zu unseren Produkten, givve® Card und givve® Lunch, zu verstehen. Wir bitten Sie, die für Ihre Fragestellungen relevanten Details aus steuerlicher und rechtlicher Sicht von Ihrem Steuer- bzw. Rechtsberater eingehend prüfen zu lassen, um den für Sie bestmögliche Einsatz unserer Produkte sicherzustellen. Wir übernehmen keine Haftung.

Das könnte Sie auch interessieren:

givve Card Modul 50
givve® Card

Internetpauschale im Home Office

Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter in der Heimarbeit. Arbeitgeber können die Internetkosten Ihrer Mitarbeiter bis zu 50€/Monat bezuschussen.

Weiterlesen
Corporate

Flexible Arbeitszeit

Lesen Sie hier, wie eine flexible Arbeitszeit den Arbeitsalltag modernisiert und so Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen hält!

Weiterlesen
Corporate

Anreizsysteme

Anreizsysteme bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter zu motivieren und zu belohnen. Wie lässt sich ein Anreizsystem…

Weiterlesen