Wie genau lassen sich Kosten im Homeoffice erstatten und welche Voraussetzungen gibt es dafür? Wir beraten Sie gerne!
Aktualisiert: März 2023
Das Homeoffice hat im Rahmen der Corona-Pandemie an neuer Bedeutung gewonnen. Immer mehr Arbeitnehmer möchten die vielen Vorteile der Heimarbeit für sich nutzen. Dies stellt Unternehmen vor diverse Herausforderungen. Viele Regelungen sind für Arbeitgeber neu. Fragen, wie welche Kosten man als Arbeitgeber im Homeoffice tragen und welche man absetzen kann, werden in diesem Beitrag geklärt.
Auch wenn die Arbeit im Homeoffice für immer mehr Arbeitnehmer ganz normal scheint, sind Arbeitgeber oft überlastet. Denn sie müssen sich stetig über die aktuellen Entwicklungen informieren und rechtliche Rahmenbedingungen für das eigene Unternehmen einhalten.
Ein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice besteht bisher nicht. Dennoch möchten viele Firmen diese Option anbieten.
Wie genau lassen sich Kosten im Homeoffice erstatten und welche Voraussetzungen gibt es dafür? Wir beraten Sie gerne!
Es gibt derzeit keinen Rechtsanspruch auf die Arbeit im Homeoffice. Homeoffice bzw. die Teleheimarbeit ist somit eine freiwillige Möglichkeit, die das Unternehmen seinen Arbeitnehmenden ermöglichen kann.
Gleichzeitig gibt es demnach auch keine Rechtsgrundlage, dass man als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin seine Arbeitnehmenden dauerhaft ins Homeoffice schicken kann. Es muss also einen Arbeitsplatz vor Ort zur Verfügung gestellt werden, der vollständig eingerichtet ist. Eine große Ausnahme war die Corona-Pandemie. Hier gab es eine Vielzahl von temporären Regelungen.
Es können immer gesonderte vertragliche Vereinbarungen getroffen werden. Wenn das Unternehmen einer Arbeit im Homeoffice allerdings zustimmt, muss es ebenfalls dafür sorgen, dass die Arbeitnehmenden alle nötigen Arbeitsmittel zu Hause haben (Software, Hardware, Telefon, ggf. weitere Arbeitsmittel). Hier kommt der Homeoffice Zuschuss zum Einsatz.
Neben den Arbeitsmitteln sind auch laufende Kosten wie Strom, Internet oder Telefon erstattungsfähig im Rahmen des Homeoffice Zuschusses vom Arbeitgeber.
Wichtig: Nur der Kostenanteil, der für die berufliche Nutzung im Homeoffice nötig ist, ist erstattungsfähig.
Um den Homeoffice Zuschuss als Arbeitgeber korrekt umsetzen zu können, sollten nach § 611a BGB und § 106 GewO diverse Vorkehrungen getroffen werden:
Bevor also ein Zuschuss für den Bürostuhl im Homeoffice oder andere Gegenstände gewährt wird, kann unter anderem eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden. Hier werden alle Gefährdungen, die je nach Tätigkeit mit der Arbeit verbunden sind, ermittelt und Maßnahmen abgeleitet.
Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) legt diese Sicherheitsmaßnahmen und den Gesundheitsschutz vor. Hier stellt sich vor allem für klassische Büroarbeiten die Frage, wie kann man diese Gefährdungsbeurteilung überprüfen? Es ist sinnvoll, individuelle Lösungen zu finden.
Physische und psychische Belastungen sollten dabei immer berücksichtigt werden.
Die Regelung der Unfallversicherung nach § 8 Abs. 1 SGB VII besteht im Homeoffice im gleichen Umfang wie auf der Unternehmensstätte. Bei einem Arbeitsunfall muss man im Rahmen einer versicherten Tätigkeit nach § 2, 3 oder 6 SGB VII handeln. Arbeitnehmer sind hier grundsätzlich über die gesetzliche Unfallversicherung versichert.
Der Arbeitgeber muss bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes im Homeoffice den Pflichten des Arbeitsschutzes nachkommen. Hier sind wieder konkrete Vorgaben und Richtlinien seitens der Arbeitsstättenverordnung vorgegeben, die für individuelle Branchen anders aufgebaut sind.
Ergonomie für den Rücken und Gefährdungen für das Auge spielen dabei eine wichtige Rolle. Der Homeoffice Zuschuss für das Arbeitszimmer kann unter anderem dazu dienen, um Möbel, wie einen höhenverstellbaren Schreibtisch oder einen ergonomischen Bürostuhl, anzuschaffen.
Der Homeoffice Zuschuss vom Arbeitgeber bei Corona und darüber hinaus muss unter anderem notwendige Arbeitsmittel sowie Mobiliar decken. Diese Mittel können bereitgestellt werden, also zum Beispiel aus dem Büro in das Homeoffice gebracht werden oder neu gekauft werden. Dies betrifft alle Dinge, die notwendig sind, um der Arbeitspflicht nachkommen zu können:
Auch dann, wenn eine vertragliche Vereinbarung fehlt, hat der Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass sich der Arbeitgeber an den Kosten für die häusliche Telearbeit beteiligt. Hier ist zusätzlich Folgendes zu beachten:
Eine Ausnahme besteht, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern einen Arbeitsplatz vor Ort im Betrieb zur Verfügung stellt, aber dennoch der Wunsch auf ein Homeoffice gestellt wird.
Wichtig: Es ist in der Regel nicht möglich, durch die Schaffung von Home-Office-Plätzen etwa das Büro komplett zu schließen. Wenn im Arbeitsvertrag nicht anders vereinbart, muss der Arbeitgeber seinen Angestellten die Möglichkeit bieten, im Unternehmen zu arbeiten.
Um die Kosten für das Homeoffice steuerlich absetzen zu können, ist ein “häusliches Arbeitszimmer” immer Voraussetzung. Als solches wird ein Raum definiert, der als Arbeitszimmer dient und den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet, da kein genauer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Bei bestimmten Berufsgruppen, bei dem der Arbeitsraum nicht den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet, kann ein Betrag von max. 1250 Euro steuerlich abgesetzt werden. Diese Regelung betrifft vor allem Freelancer, Außenmitarbeiter oder Lehrer.
Nicht zu verwechseln mit dem Homeoffice Zuschuss ist die Homeoffice Pauschale. Die Homeoffice Pauschale ist ein steuerlicher Begriff, den Arbeitnehmende in der privaten Steuererklärung geltend machen können.
Folgende Faktoren müssen beachtet werden:
Arbeitsmittel sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Eine vertragliche Regelung zur Überlassung von Arbeitsmitteln ist für beide Seiten empfehlenswert. Hier kann die Frage geklärt werden, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel dem Arbeitnehmer zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel selbst angeschafft hat und der Arbeitgeber ihm diese Kosten zurückerstattet (steuerfreier Ersatz gem. § 3 Nr. 50 EStG).
Dabei muss darauf geachtet werden, ob die Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitnehmers verbleiben und ob eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer ausgeschlossen ist.
Bei der privaten Mitnutzung muss man einiges beachten. Betriebliche Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte können unter die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG fallen.
Die Erstattung von Telefon- und Internetkosten kann grundsätzlich nur bei beruflicher Veranlassung abgesetzt werden. Außerdem ist dies nur bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags und maximal bis 20 Euro im Monat möglich.
Bei einer Internetpauschale kann eine Pauschalbesteuerung von 25 % in Anspruch genommen werden.
Sonstige Erstattungen seitens des Arbeitgebers sind in vollem Umfang steuerpflichtig.
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Bitte beachten: Wir dürfen keine Rechts- oder Steuerberatung erbringen. Die hier erhaltenen Informationen sind als allgemeine Informationen zu unseren Produkten, givve® Card und givve® Lunch, zu verstehen. Wir bitten Sie, die für Ihre Fragestellungen relevanten Details aus steuerlicher und rechtlicher Sicht von Ihrem Steuer- bzw. Rechtsberater eingehend prüfen zu lassen, um den für Sie bestmögliche Einsatz unserer Produkte sicherzustellen. Wir übernehmen keine Haftung.
