Der Verpflegungsmehraufwand betrifft die zusätzlichen Kosten, die Arbeitnehmer auf Dienstreisen für Verpflegung haben. Besonders für Arbeitnehmer, die beruflich häufig reisen, bietet der Verpflegungsmehraufwand eine erhebliche Entlastung.
Aktualisiert: November 2024
Der Verpflegungsmehraufwand dient als finanzieller Ausgleich für Arbeitnehmer, die beruflich unterwegs sind. Er deckt die Mehrkosten, die durch Verpflegung auf Reisen entstehen, und soll die Mitarbeiter finanziell entlasten.
Erfahren Sie mehr über die Umsetzung des Verpflegungsmehraufwands.
Während es günstiger ist, zu Hause zu essen, entstehen bei Dienstreisen oft höhere Verpflegungskosten. Der Verpflegungsmehraufwand kompensiert diese Ausgaben und bietet eine Pauschale, die ohne aufwändige Belegführung erstattet wird.
Von dieser Regelung profitieren vor allem:
Die gesetzlichen Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand sind im Einkommensteuergesetz (EStG) festgelegt. Hier sind Voraussetzungen, Pauschalen und Anpassungen durch gesetzliche Änderungen definiert.
Die wichtigsten Regelungen umfassen:
Ein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand besteht nur, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Arbeitnehmer müssen eine gewisse Zeit von ihrem Wohn- und Arbeitsort entfernt sein.
Der Anspruch besteht, wenn die Abwesenheit mindestens acht Stunden beträgt. Dies gilt für:
Ein Außendienstmitarbeiter, der für einen Kundentermin 10 Stunden unterwegs ist, kann beispielsweise 14 Euro Verpflegungsmehraufwand geltend machen, die ihm steuerfrei erstattet werden.
Bei einer Einsatzwechseltätigkeit arbeiten Arbeitnehmer an unterschiedlichen Einsatzorten, wie Bauarbeiter oder Monteure. Für diese Berufsgruppen gibt es spezielle Pauschalen und Regelungen, um den Aufwand bei häufigen Reisen zu reduzieren.
Ein Bauarbeiter, der fünf Tage auf einer Baustelle im Ausland arbeitet, kann für jeden vollen Tag der Abwesenheit die landesspezifische Pauschale geltend machen. Diese berücksichtigt die höheren Verpflegungskosten im Ausland.
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Die Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand variieren je nach Abwesenheitsdauer und Reiseziel. Arbeitnehmer können je nach Reisedauer unterschiedliche Beträge geltend machen. Die folgende Grafik zeigt die Pauschalbeträge bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Deutschland:
Wir verdeutlichen Ihnen den Verpflegungsmehraufwand anhand folgender Anwendungsbeispiele:
Ein Außendienstmitarbeiter, der für einen Kundentermin 10 Stunden von seinem Wohn- und Arbeitsort entfernt ist, kann einen Pauschbetrag von 14 Euro geltend machen. Dieser Betrag wird steuerfrei erstattet, ohne dass Quittungen für Verpflegung erforderlich sind.
Eine Projektleiterin reist für drei Tage zu verschiedenen Standorten. Sie kann an den An- und Abreisetagen jeweils 14 Euro für Abwesenheiten über 8 Stunden geltend machen. Für den vollen Tag dazwischen stehen ihr 28 Euro zu. Insgesamt kann sie somit für diese Reise 56 Euro ansetzen.
Ein Bauarbeiter arbeitet für fünf Tage auf einer Baustelle im Ausland und übernachtet in der Nähe des Einsatzortes. Für jeden vollen Tag der Abwesenheit kann er die landesspezifische Pauschale geltend machen, die speziell auf die höheren Verpflegungskosten im Ausland abgestimmt ist. Insgesamt erhält er den Verpflegungsmehraufwand für fünf Tage, basierend auf den jeweiligen Pauschalen des Ziellandes.
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Die Abwicklung erfolgt üblicherweise durch das Einreichen einer Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber. Arbeitnehmer müssen dabei genaue Angaben zu:
Bei tatsächlichen Verpflegungskosten, die über den Pauschalen liegen, können Belege eingereicht werden. Arbeitgeber prüfen die Abrechnungen und erstatten den Verpflegungsmehraufwand anhand der gesetzlichen Vorgaben steuerfrei.
Der Verpflegungsmehraufwand kann als Werbungskosten geltend gemacht werden und verringert das zu versteuernde Einkommen. Arbeitnehmer profitieren davon, dass die Pauschalen ohne Belege angesetzt werden können. Höhere tatsächliche Kosten können geltend gemacht werden, wenn entsprechende Nachweise vorliegen.
Eine vollständige Dokumentation ist essenziell, um die steuerlichen Vorteile optimal zu nutzen.
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