givve® Business Portal

Verwaltung Ihrer givve® Cards im neuen givve® Card Business Portal

givve Card Abbildung
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Übersicht Anleitung

Das neue givve® Card Business Portal erreichen Sie unter: b2b.givve.com 

Geben Sie Ihre Zugangsdaten (Benutzernamen und Ihr Passwort) ein. Diese werden von givve® nach erfolgter Bestellung an die von Ihnen angegebene E-Mail Adresse versendet. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie im Login-Bereich auf "Passwort vergessen".

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Auf der Startseite des givve® Card Business Portals sehen Sie eine Übersicht aller Karten sowie Ladeaufträge, Kartenbestellungen und Rechnungen, Ihre letzten Aktivitäten sowie die wichtigsten "Quicklinks".

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  • Ladeauftrag erstellen

    Um einen neuen Ladeauftrag zu erstellen, klicken Sie rechts unten auf den Button "+".
     

  • Auftrag per CSV-Datei oder manuell anlegen

    Sie können den Auftrag per CSV-Datei oder manuell anlegen:

    • CSV-Datei: Sie haben die Möglichkeit eine CSV-Datei einzufügen (per drag and drop) oder aus einem Ordner hochzuladen. Wie das genau funktioniert, lesen Sie hier in unseren FAQs.
    • Manuell: Möchten Sie den Auftrag manuell anlegen, klicken Sie unten oder oben rechts auf "+ Einträge hinzufügen".

     

  • Ausführdatum

    Sie können den Ladeauftrag sofort durchführen oder zu einem gewünschten Termin.

     

  • Manueller Ladeauftrag

    Es öffnet sich ein Fenster indem alle Karten Ihres Unternehmens angezeigt werden. Über die Suchfunktion können Sie nach einer bestimmten Karte suchen (via Token oder Karteninhaber). Wählen Sie eine oder mehrere Karten für Ihre Ladung aus, indem Sie rechts im Kontrollfeld ein Häckchen bei den gewünschten Karten setzen. 

  • Ladebetrag

    Tragen Sie im Feld "Betrag in €" den gewünschten Betrag ein und bestätigen Sie den Betrag für die jeweilige/n Karte/n mit dem Button "Karten hinzufügen". Wiederholen Sie dies so oft, bis alle Ladeaufträge für die gewünschten Karten angelegt sind.
     

     

  • Ladeauftrag absenden

    Senden Sie den Ladeauftrag über den Button "Ladeauftrag absenden" ab. Bitte beachten Sie, dass die Ausführung eines Ladeauftrags erst nach der Bezahlung erfolgt.

     

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  • Ladedauerauftrag erstellen (monatlich oder jährlich)

    Um einen neuen Ladedauerauftrag zu erstellen, klicken Sie rechts unten auf den Button "+". Ladedaueraufträge sind auf monatlicher und auch jährlicher Basis möglich. Jährliche Ladedaueraufträge sind perfekt für besondere Anlässe und können für alle Kartenhalter zum selben Ladedatum oder zu einem individuellen Ladedatum je Kartenhalter angelegt werden. Das selbe Ladedatum ist gut geeignet für Weihnachten oder feste Feiertage. Das individuelle Ladedatum eignet sich z.B. gut für Geburtstage.

  • Turnus wählen

    Wählen Sie Ihren Turnus (monatlich oder jährlich) sowie das gewünschte Datum aus, zu dem die Karten beladen werden sollen. Bei jährlicher Ladung wählen Sie, ob es sich für die gewünschten Karten um das gleiche oder ein individuelles Ladedatum handeln soll. Das selbe Ladedatum ist gut geeignet für Weihnachten oder feste Feiertage. Das individuelle Ladedatum eignet sich z.B. gut für Geburtstage.

     

  • Auftrag per CSV-Datei oder manuell

    Sie können den Auftrag per CSV-Datei oder manuell eingeben

    • CSV Datei: Sie haben die Möglichkeit eine CSV-Datei einzufügen (per drag and drop) oder aus einem Ordner hochzuladen. Wie das genau funktioniert, lesen Sie hier in unseren FAQs.
    • Manuell: Möchten Sie den Auftrag manuell anlegen, klicken Sie unten oder oben rechts auf "+ Einträge hinzufügen". 
  • Manueller Ladeauftrag

    Es öffnet sich ein Fenster indem alle Karten Ihres Unternehmens angezeigt werden. Über die Suchfunktion können Sie nach einer bestimmten Karte suchen (via Token oder Karteninhaber). Wählen Sie eine oder mehrere Karten für Ihre Ladung aus, indem Sie rechts im Kontrollfeld ein Häckchen bei den gewünschten Karten setzen.

     

  • Ladebetrag

    Tragen Sie im Feld "Betrag in €" den gewünschten Betrag ein und bestätigen Sie den Betrag für die jeweilige/n Karte/n mit dem Button "Karten hinzufügen". Wiederholen Sie dies so oft Sie möchten, bis alle Ladeaufträge für die gewünschten Karten angelegt sind.

     

  • Ladedauerauftrag ist bereits aktiv

    Sobald Sie den Ladedauerauftrag angelegt haben ist dieser aktiv. Sie müssen ihn nicht mehr bestätigen. Sie können den Ladedauerauftrag natürlich jederzeit pausieren oder löschen. Bitte beachten Sie, dass die Ausführung eines Ladedauerauftrags nach der Bezahlung erfolgt. Jährliche Ladedaueraufträge werden automatisch ca. 10 Tage vor Stichtag in Rechnung gestellt, um eine rechtzeitige Zahlung zu gewährleisten.

     

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Rechts oben in der Einzel-Kartenübersicht finden Sie diverse Symbole, mit denen Sie die angezeigte Karte schnell und unkompliziert bearbeiten können:

Karte ausblenden 

Sie wollen Karten temporär ausblenden, z.B. weil Ihr/e MitarbeiterIn in Elternzeit ist oder zeitweise nicht aktiv? Ausgeblendete Karten werden nicht angezeigt und werden bei Ladeaufträgen damit nicht berücksichtigt. Solange Karten ausgeblendet sind, können diese nicht beladen werden. Ihr/e MitarbeiterIn ist zurück? Dann lassen sich die Karten über die Suchfunktion ganz einfach wieder einblenden.

Karte sperren

Ihr/e MitabeiterIn hat das Unternehmen verlassen oder die Karte verloren? Dann können Sie hier ganz einfach die Karte sperren. Bitte beachten Sie, dass der Vorgang nur über den Kundenservice rückgängig gemacht werden kann.

Karte defekt

Die Karte Ihr/er MitarbeiterIn ist defekt? Dann können Sie hier kostenpflichtig eine Ersatzkarte mit identischer Kartennummer anfordern. Mit Aktivierung der Ersatzkarte verliert die alte Karte ihre Gültigkeit. Bitte beachten Sie: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle givve® Karten werden erst nach Zahlungseingang produziert.

Karte weg

Ihr/e MitarbeiterIn hat seine/ihre Karte verloren? Dann können Sie hier den Verlust der Karte melden. Die Karte wird umgehend dauerhaft gesperrt und eine neue Karte mit neuer Kartennummer wird kostenpflichtig bestellt. Verfügbares Guthaben wird auf die neue Karte transferiert. Bitte beachten Sie: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle givve® Karten werden erst nach Zahlungseingang produziert.

Karte kündigen

Ihr/e MitarbeiterIn hat das Unternehmen verlassen bzw. benötigt die Karte zukünftig nicht mehr? Dann können Sie die Karte einfach kündigen. Die Karte wird nach Ablauf der Gültigkeit nicht erneuert. Sie kann nicht mehr beladen werden. Das Restguthaben wird nicht entladen. Der Karteninhaber kann weiterhin mit seiner Karte bezahlen, bis das Guthaben aufgebraucht ist. Bitte beachten Sie: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

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  • Neue Karte in Auftrag geben

    Um eine neue Karte zu bestellen, klicken Sie rechts unten auf den Button "+".

     

  • Auftrag per CSV oder Manuell

    • CSV-Datei: Sie haben die Möglichkeit eine CSV-Datei einzufügen (per drag and drop) oder aus einem Ordner hochzuladen. Wie das genau funktioniert, lesen Sie hier in unseren FAQs.
    • Manuell: Wenn Sie den Auftrag manuell vornehmen möchten, geben Sie unter "Weitere Karten anlegen" die entsprechenden Daten ein. Fügen Sie die Karte über das "+ Karten hinzufügen" zur Liste hinzu. Legen Sie alle gewünschten Karten an.

     

  • Karten-Design

    Wenn Sie ein eigenes Kartendesign haben, laden Sie es hier hoch. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Preise für eigene Karten-Designs.

  • Lieferadresse

    Sollte Ihre Lieferadresse abweichen, können Sie diese rechts oben bearbeiten.

     

  • Übersicht & Bestellung senden

    Über den Button "Weiter" gelangen Sie zu einer Übersicht der Kartenbestellug. Dort sehen Sie nochmals die Kartenanzahl und die Versandadresse. Wenn die Bestellung vollständig ist, klicken Sie auf "Kartenbestellung absenden". Sie können im Anschluss alle Details Ihrer Kartenbestellung nochmals einsehen.

     

  • Kartenbestellung stornieren

    Ihnen ist ein Fehler unterlaufen und Sie möchten Ihre aufgegebene Kartenbestellung stornieren? Gehen Sie in der Menüansicht links auf "Kartenbestellungen" und wählen Sie den entsprechenden Auftrag aus. Rechts oben finden Sie das Papiereimer Symbol, über das Sie die Bestellung stronieren können.

     

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  • Zusatzkarte in Auftrag geben

    Um Zusatzkarten zu bestellen, klicken Sie auf den Reiter "Karten".

  • Karten auswählen & Auftrag anlegen

    • Wählen Sie eine oder mehrere Karten aus, für die Sie Zusatzkarten bestellen möchten
    • Klicken Sie danach oben in der Übersicht auf "Zusatzkarten bestellen"
  • Lieferadresse

    Sollte Ihre Lieferadresse abweichen, können Sie diese rechts oben bearbeiten.

     

  • Übersicht & Bestellung senden

    Es erscheint eine Übersicht mit allen Details Ihrer gewählten Zusatzkarten. Sie können hier nochmals korrigieren oder Karten entfernen.

    Über den Button "Weiter" gelangen Sie zur finalen Übersicht der Kartenbestellung. Dort sehen Sie nochmals die Kartenanzahl und die Versandadresse. Wenn die Bestellung vollständig ist, klicken Sie auf "Kartenbestellung absenden" um die Karten kostenpflichtig zu bestellen. 

  • Guthabenübertragung & Kartenversand

    • Nach Zahlungseingang werden die Karten produziert, das vorhandene Guthaben wird automatisch übertragen und die Zusatzkarten werden versandt.
    • Wichtig: Eine Zusatzkarte kann durch den Kunden nach der Guthabenübertragung auch aufgeladen werden. Eine solche Aufladung auf eine Zusatzkarte ist jedoch kein Sachbezug.

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  • Karten Setup einstellen

    Sollten Sie das givve® Card Business Portal das erste Mal nutzen, finden Sie direkt im Dashboard die Aufforderung ein Standard Karten Setup für Ihre Karten einzustellen. Ansonsten können Sie links unter dem Reiter "Karten" die gewünschten Karten auswählen und dafür dann oben in der Tool Bar das gewünschte "Karten Setup einstellen".

     

    • Entscheiden Sie, welches Standard Karten Setup für alle Karten eingestellt werden soll. Dieses Standard Karten Setup gilt für alle bestehenden Karten und für alle neuen Karten, die in Zukunft bestellt werden.
    • Entscheiden Sie anschließend, ob für einzelne Karten ein eigenes individuelles Karten Setup eingestellt werden soll. Diese Möglichkeit wird Ihnen in der Kartenübersicht oder der Detailansicht einzelner Karten angeboten.
  • Auswahl Setup

    Ihnen wird die mögliche Auswahl der Setup Einstellungen angezeigt. Wählen Sie ihr gewünschtes Setup aus.

  • Spezialisierung des Setups

    Je nach Setup Auswahl haben Sie nun folgende Spezialisierungsmöglichkeiten: 

     

    1. Regionales Setup - Viele Anbieter aus einer Region: Geben Sie die gewünschte PLZ ein. Die Region wird durch diese PLZ und angrenzende PLZ Bezirke individuell definiert, wo die givve® Card genutzt werden kann.
    2. Nationales Setup - Ein Anbieter deutschlandweit: Wählen Sie im Dropdown-Menü einen der angeschlossenen Akzeptanzpartner aus. Die givve® Card kann bei diesem ausgewählten Akzeptanzpartner in allen Filialen sowie online eingesetzt werden. 

     

  • Individuelles Karten Setup

    Um das Karten Setup für einzelne Karten einzustellen, klicken Sie auf den Reiter "Karten".

  • Karten auswählen & Setup einstellen

    • Wählen Sie eine oder mehrere Karten aus, für die Sie das Setup einstellen möchten
    • Klicken Sie danach oben in der Übersicht auf "Karten Setup einstellen"

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Unter dem Menüpunkt "Rechnungen" können Sie alle Rechnungen und den jeweiligen Status einsehen. Durch Anklicken in der Übersicht können Sie die Details jeder Rechnung ansehen. Die ausgewählte Rechnung kann als PDF heruntergeladen werden. Klicken Sie dafür rechts oben auf "PDF herunterladen".

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Einstellungen
Unter dem Menüpunkt Einstellungen können Sie Ihre persönlichen Einstellungen einsehen, Ihre Lieferadresse oder Ihr Passwort anpassen sowie das Standard Karten Setup aller Ihrer Karten einsehen und ändern.

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Dashboard
Im Dashboard können Sie die Übersicht Ihres jeweils ausgewählten Kunden einsehen. Den gewünschten Kunden können Sie oben rechts im Dropdown Menü auswählen. Auf der Startseite des givve® Business Portals sehen Sie eine Übersicht aller Karten des ausgewählten Kunden sowie Ladeaufträge, Kartenbestellungen und Rechnungen, Ihre letzten Aktivitäten sowie die wichtigsten "Quicklinks".

Die Suchfunktion und das Anzeigen der Daten von einzelnen Kunden ist übergreifend möglich.

Kundeninfos (unter Rechnungen)
Im Menüpunkt Kundeninfos können Sie die Kundeninformationen des jeweils rechts oben ausgewählten Kunden einsehen.

Standard Karten Setup
Im Menüpunkt Kundeninfos können Sie ein Standard Karten Setup für alle Karten eines Kunden festlegen, das zum 15.12. eingestellt werden soll. Auch bei Bestellungen von neuen Karten wird givve® das ausgewählte Standard Karten Setup einstellen.

Lieferadresse ändern
Die Lieferadresse Ihres Kunden können Sie jederzeit rechts in den Einstellungen ändern.

Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse des Kunden können Sie nicht selbst bearbeiten, wenden Sie sich für Änderungen an office@givve.com.

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givve Hilfe und Support

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