Verwaltung Ihrer givve® Cards im neuen givve® Card Business Portal
Die wichtigsten Vorgänge und neuen Features des givve® Card Business Portals haben wir hier für Sie zusammengefasst:
Das neue givve® Card Business Portal erreichen Sie unter: b2b.givve.com
Geben Sie Ihre Zugangsdaten (Benutzernamen und Ihr Passwort) ein. Diese werden von givve® nach erfolgter Bestellung an die von Ihnen angegebene E-Mail Adresse versendet. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie im Login-Bereich auf "Passwort vergessen".
Auf der Startseite des givve® Card Business Portals sehen Sie eine Übersicht aller Karten sowie Ladeaufträge, Kartenbestellungen und Rechnungen, Ihre letzten Aktivitäten sowie die wichtigsten "Quicklinks".
Um einen neuen Ladeauftrag zu erstellen, klicken Sie rechts unten auf den Button "+".
Sie können den Auftrag per CSV-Datei oder manuell anlegen:
Sie können den Ladeauftrag sofort durchführen oder zu einem gewünschten Termin.
Es öffnet sich ein Fenster indem alle Karten Ihres Unternehmens angezeigt werden. Über die Suchfunktion können Sie nach einer bestimmten Karte suchen (via Token oder Karteninhaber). Wählen Sie eine oder mehrere Karten für Ihre Ladung aus, indem Sie rechts im Kontrollfeld ein Häckchen bei den gewünschten Karten setzen.
Tragen Sie im Feld "Betrag in €" den gewünschten Betrag ein und bestätigen Sie den Betrag für die jeweilige/n Karte/n mit dem Button "Karten hinzufügen". Wiederholen Sie dies so oft, bis alle Ladeaufträge für die gewünschten Karten angelegt sind.
Senden Sie den Ladeauftrag über den Button "Ladeauftrag absenden" ab. Bitte beachten Sie, dass die Ausführung eines Ladeauftrags erst nach der Bezahlung erfolgt.
Um einen neuen Ladedauerauftrag zu erstellen, klicken Sie rechts unten auf den Button "+". Ladedaueraufträge sind auf monatlicher und auch jährlicher Basis möglich. Jährliche Ladedaueraufträge sind perfekt für besondere Anlässe und können für alle Kartenhalter zum selben Ladedatum oder zu einem individuellen Ladedatum je Kartenhalter angelegt werden. Das selbe Ladedatum ist gut geeignet für Weihnachten oder feste Feiertage. Das individuelle Ladedatum eignet sich z.B. gut für Geburtstage.
Wählen Sie Ihren Turnus (monatlich oder jährlich) sowie das gewünschte Datum aus, zu dem die Karten beladen werden sollen. Bei jährlicher Ladung wählen Sie, ob es sich für die gewünschten Karten um das gleiche oder ein individuelles Ladedatum handeln soll. Das selbe Ladedatum ist gut geeignet für Weihnachten oder feste Feiertage. Das individuelle Ladedatum eignet sich z.B. gut für Geburtstage.
Sie können den Auftrag per CSV-Datei oder manuell eingeben
Es öffnet sich ein Fenster indem alle Karten Ihres Unternehmens angezeigt werden. Über die Suchfunktion können Sie nach einer bestimmten Karte suchen (via Token oder Karteninhaber). Wählen Sie eine oder mehrere Karten für Ihre Ladung aus, indem Sie rechts im Kontrollfeld ein Häckchen bei den gewünschten Karten setzen.
Tragen Sie im Feld "Betrag in €" den gewünschten Betrag ein und bestätigen Sie den Betrag für die jeweilige/n Karte/n mit dem Button "Karten hinzufügen". Wiederholen Sie dies so oft Sie möchten, bis alle Ladeaufträge für die gewünschten Karten angelegt sind.
Sobald Sie den Ladedauerauftrag angelegt haben ist dieser aktiv. Sie müssen ihn nicht mehr bestätigen. Sie können den Ladedauerauftrag natürlich jederzeit pausieren oder löschen. Bitte beachten Sie, dass die Ausführung eines Ladedauerauftrags nach der Bezahlung erfolgt. Jährliche Ladedaueraufträge werden automatisch ca. 10 Tage vor Stichtag in Rechnung gestellt, um eine rechtzeitige Zahlung zu gewährleisten.
Rechts oben in der Einzel-Kartenübersicht finden Sie diverse Symbole, mit denen Sie die angezeigte Karte schnell und unkompliziert bearbeiten können:
Karte ausblenden
Sie wollen Karten temporär ausblenden, z.B. weil Ihr/e MitarbeiterIn in Elternzeit ist oder zeitweise nicht aktiv? Ausgeblendete Karten werden nicht angezeigt und werden bei Ladeaufträgen damit nicht berücksichtigt. Solange Karten ausgeblendet sind, können diese nicht beladen werden. Ihr/e MitarbeiterIn ist zurück? Dann lassen sich die Karten über die Suchfunktion ganz einfach wieder einblenden.
Karte sperren
Ihr/e MitabeiterIn hat das Unternehmen verlassen oder die Karte verloren? Dann können Sie hier ganz einfach die Karte sperren. Bitte beachten Sie, dass der Vorgang nur über den Kundenservice rückgängig gemacht werden kann.
Karte defekt
Die Karte Ihr/er MitarbeiterIn ist defekt? Dann können Sie hier kostenpflichtig eine Ersatzkarte mit identischer Kartennummer anfordern. Mit Aktivierung der Ersatzkarte verliert die alte Karte ihre Gültigkeit. Bitte beachten Sie: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle givve® Karten werden erst nach Zahlungseingang produziert.
Karte weg
Ihr/e MitarbeiterIn hat seine/ihre Karte verloren? Dann können Sie hier den Verlust der Karte melden. Die Karte wird umgehend dauerhaft gesperrt und eine neue Karte mit neuer Kartennummer wird kostenpflichtig bestellt. Verfügbares Guthaben wird auf die neue Karte transferiert. Bitte beachten Sie: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle givve® Karten werden erst nach Zahlungseingang produziert.
Karte kündigen
Ihr/e MitarbeiterIn hat das Unternehmen verlassen bzw. benötigt die Karte zukünftig nicht mehr? Dann können Sie die Karte einfach kündigen. Die Karte wird nach Ablauf der Gültigkeit nicht erneuert. Sie kann nicht mehr beladen werden. Das Restguthaben wird nicht entladen. Der Karteninhaber kann weiterhin mit seiner Karte bezahlen, bis das Guthaben aufgebraucht ist. Bitte beachten Sie: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
Um eine neue Karte zu bestellen, klicken Sie rechts unten auf den Button "+".
Wenn Sie ein eigenes Kartendesign haben, laden Sie es hier hoch. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Preise für eigene Karten-Designs.
Sollte Ihre Lieferadresse abweichen, können Sie diese rechts oben bearbeiten.
Über den Button "Weiter" gelangen Sie zu einer Übersicht der Kartenbestellug. Dort sehen Sie nochmals die Kartenanzahl und die Versandadresse. Wenn die Bestellung vollständig ist, klicken Sie auf "Kartenbestellung absenden". Sie können im Anschluss alle Details Ihrer Kartenbestellung nochmals einsehen.
Ihnen ist ein Fehler unterlaufen und Sie möchten Ihre aufgegebene Kartenbestellung stornieren? Gehen Sie in der Menüansicht links auf "Kartenbestellungen" und wählen Sie den entsprechenden Auftrag aus. Rechts oben finden Sie das Papiereimer Symbol, über das Sie die Bestellung stronieren können.
Um Zusatzkarten zu bestellen, klicken Sie auf den Reiter "Karten".
Sollte Ihre Lieferadresse abweichen, können Sie diese rechts oben bearbeiten.
Es erscheint eine Übersicht mit allen Details Ihrer gewählten Zusatzkarten. Sie können hier nochmals korrigieren oder Karten entfernen.
Über den Button "Weiter" gelangen Sie zur finalen Übersicht der Kartenbestellung. Dort sehen Sie nochmals die Kartenanzahl und die Versandadresse. Wenn die Bestellung vollständig ist, klicken Sie auf "Kartenbestellung absenden" um die Karten kostenpflichtig zu bestellen.
Sollten Sie das givve® Card Business Portal das erste Mal nutzen, finden Sie direkt im Dashboard die Aufforderung ein Standard Karten Setup für Ihre Karten einzustellen. Ansonsten können Sie links unter dem Reiter "Karten" die gewünschten Karten auswählen und dafür dann oben in der Tool Bar das gewünschte "Karten Setup einstellen".
Ihnen wird die mögliche Auswahl der Setup Einstellungen angezeigt. Wählen Sie ihr gewünschtes Setup aus.
Je nach Setup Auswahl haben Sie nun folgende Spezialisierungsmöglichkeiten:
Um das Karten Setup für einzelne Karten einzustellen, klicken Sie auf den Reiter "Karten".
Unter dem Menüpunkt "Rechnungen" können Sie alle Rechnungen und den jeweiligen Status einsehen. Durch Anklicken in der Übersicht können Sie die Details jeder Rechnung ansehen. Die ausgewählte Rechnung kann als PDF heruntergeladen werden. Klicken Sie dafür rechts oben auf "PDF herunterladen".
Einstellungen
Unter dem Menüpunkt Einstellungen können Sie Ihre persönlichen Einstellungen einsehen, Ihre Lieferadresse oder Ihr Passwort anpassen sowie das Standard Karten Setup aller Ihrer Karten einsehen und ändern.
Dashboard
Im Dashboard können Sie die Übersicht Ihres jeweils ausgewählten Kunden einsehen. Den gewünschten Kunden können Sie oben rechts im Dropdown Menü auswählen. Auf der Startseite des givve® Business Portals sehen Sie eine Übersicht aller Karten des ausgewählten Kunden sowie Ladeaufträge, Kartenbestellungen und Rechnungen, Ihre letzten Aktivitäten sowie die wichtigsten "Quicklinks".
Die Suchfunktion und das Anzeigen der Daten von einzelnen Kunden ist übergreifend möglich.
Kundeninfos (unter Rechnungen)
Im Menüpunkt Kundeninfos können Sie die Kundeninformationen des jeweils rechts oben ausgewählten Kunden einsehen.
Standard Karten Setup
Im Menüpunkt Kundeninfos können Sie ein Standard Karten Setup für alle Karten eines Kunden festlegen, das zum 15.12. eingestellt werden soll. Auch bei Bestellungen von neuen Karten wird givve® das ausgewählte Standard Karten Setup einstellen.
Lieferadresse ändern
Die Lieferadresse Ihres Kunden können Sie jederzeit rechts in den Einstellungen ändern.
Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse des Kunden können Sie nicht selbst bearbeiten, wenden Sie sich für Änderungen an office@givve.com.
