Verwalten und organisieren Sie Ihre givve® Cards. Intuitiv, einfach und effizient im givve® Card Business Portal. Hier erklären wir die wichtigsten Funktionen und Features.
Das givve® Card Business Portal erreichen Sie unter: b2b.givve.com
Geben Sie Ihre Zugangsdaten (Benutzernamen und Ihr Passwort) ein. Diese werden von givve® nach erfolgter Bestellung und erfolgreicher Identifizierung der gesetzlichen Vertreter an die von Ihnen angegebene E-Mail Adresse versendet.
Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie im Login-Bereich auf "Passwort vergessen".
Mit dem Dashboard des givve® Card Business Portals haben Sie eine Übersicht über Ihre
sowie über Ihre letzten Aktivitäten wie bspw. getätigte Bestellungen. Über die “Quicklinks” gelangen Sie direkt zu häufig genutzten Funktionen des Business Portals wie etwa der Kartenladung.
Nutzen Sie mehrere unserer Produkte wie z.B. die givve® Card Sachbezug und die givve® Card Essenszuschuss, werden Ihnen diese in der Menübar auf der linken Seite mitsamt spezifischer Funktionen innerhalb des Produktbereichs angezeigt.
Um eine neue givve® Card zu bestellen – beispielsweise für einen neuen Mitarbeiter – legen Sie im ersten Schritt einen neuen Kartenhalter an, welchem die Karte zugeordnet wird. Wählen Sie hierfür den Menüpunkt “Kartenhalter”.
Fügen Sie über das “+” einen Kartenhalter manuell oder per CSV Datei zu. Ohne die Anlage eines neuen Kartenhalters, können Sie keine Neukarte bestellen. Im Anschluss gibt es zwei Möglichkeiten, eine Karte zu bestellen:
Bleiben Sie im Menüpunkt “Kartenhalter” und wählen Sie den Kartenhalter aus der Übersicht aus. Legen Sie über “Aktionen” eine Kartenbestellung an. Wählen Sie das gewünschte Produkt und füllen Sie die Prägezeile 2 mit Ihrem Firmennamen aus. In den nachfolgenden Detailinfos der Bestellung können Sie bspw. das Kartendesign bestimmen und die Lieferadresse ändern. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Preise für eigene Karten-Designs. Um die Bestellung abzuschließen, klicken Sie auf “Kartenbestellung absenden” am unteren rechten Bildschirmrand.
Alternativ: Wechseln Sie zum Menüpunkt “Kartenbestellungen” (bei mehreren unserer Produkte innerhalb des entsprechenden Produkts) und legen Sie über das “+” eine neue Bestellung an. Vor Hinzufügen des Kartenhalters, für welchen Sie eine neue Karte bestellen, werden Sie gefragt, ob Sie eine Neue Karte oder eine Folgekarte bestellen möchten. Wählen Sie “Neue Karten” und fügen Sie den Kartenhalter manuell oder per CSV Upload hinzu.
Sind mehrere Kartendesigns (zum Beispiel für verschiedene Produkte) hinterlegt, können Sie das korrekte Design auf der linken Seite auswählen. Sollte Ihre Versandadresse abweichen, können Sie diese unter "Detailinfos zur Kartenbestellung" in der Mitte bearbeiten. Um die Bestellung abzuschließen, klicken Sie auf “Kartenbestellung absenden” am unteren rechten Bildschirmrand.
Eine Folgekarte bestellen Sie bevor das Gültigkeitsdatum einer givve® Card erreicht ist. Über Karten, die demnächst „ablaufen“ informieren wir Sie automatisch. Um eine Folgekarte zu bestellen, gibt es zwei Möglichkeiten:
Wählen Sie unter dem Menüpunkt „Karten“ den Kartenhalter aus, für welchen Sie eine Folgekarte bestellen möchten. Das ist auch über eine Suche nach dem entsprechenden Kartenhalter möglich. Klicken Sie unter „Aktionen“ auf „Folgekarte bestellen“. Sie werden zur Kartenbestellung weitergeleitet. Hier können Sie, falls notwendig, Details wie bspw. die Versandadresse anpassen. Ist die Bestellung korrekt, klicken Sie auf “Kartenbestellung absenden” am unteren rechten Bildschirmrand.
Wechseln Sie in den Menüpunkt „Kartenbestellungen“ und legen Sie über das „+“ eine neue Bestellung an. In den Detailinfos der Bestellung können Sie bspw. das Kartendesign bestimmen und die Lieferadresse ändern. Vor Hinzufügen des Kartenhalters, für welchen Sie eine Folgekarte bestellen, werden Sie gefragt, ob Sie eine Neue Karte oder eine Folgekarte bestellen möchten. Wählen Sie “Folgekarte” und fügen Sie den Kartenhalter manuell oder per CSV Upload hinzu.
Sind mehrere Kartendesigns (zum Beispiel für verschiedene Produkte) hinterlegt, können Sie das korrekte Design auf der linken Seite auswählen. Sollte Ihre Versandadresse abweichen, können Sie diese unter "Detailinfos zur Kartenbestellung" in der Mitte bearbeiten. Um die Bestellung abzuschließen, klicken Sie auf “Kartenbestellung absenden” am unteren rechten Bildschirmrand.
Im Menüpunkt “Karten” im jeweiligen Produktbereich finden Sie Ihre givve® Cards gelistet. Nach Klick auf eine Zeile finden Sie in der Detailansicht der entsprechenden Karte verschiedene Aktionen:
Folgekarte bestellen
Sie wollen eine Folgekarte bestellen? Einfach für das bestehende Kartenkonto eine neue Karte anfordern, z.B. wenn diese bald abläuft.
Karte sperren
Ihr/e MitabeiterIn hat die Karte verloren? Dann können Sie hier ganz einfach die Karte sperren. Bei Wiederauftauchen der givve® Card können Sie die Karte hier auch wieder entsperren. Eine (Ent-) Sperrung der Karte ist auch durch den Kartenhalter in der givve® Card App möglich.
Karte kündigen
Ihr/e MitarbeiterIn hat das Unternehmen verlassen bzw. benötigt die Karte zukünftig nicht mehr? Dann können Sie die Karte einfach kündigen. Die Karte kann dann nicht mehr beladen werden und wird nach Ablauf der Gültigkeit nicht erneuert. Das Restguthaben verbleibt auf der Karte und kann bis zum Ablauf der Gültigkeit der givve® Card zum Bezahlen genutzt werden. Bitte beachten Sie: Eine Kündigung kann nicht rückgängig gemacht werden.
Karte ausblenden
Sie wollen Karten temporär ausblenden, z.B. weil Ihr/e MitarbeiterIn in Elternzeit ist oder zeitweise nicht aktiv? Ausgeblendete Karten werden nicht angezeigt und werden bei Ladeaufträgen damit nicht berücksichtigt. Solange Karten ausgeblendet sind, können diese nicht beladen werden. Ihr/e MitarbeiterIn ist zurück? Dann lassen sich die Karten über die Suchfunktion ganz einfach wieder einblenden.
Abrechnung herunterladen
Für eine givve® Card Essenszuschuss können Sie eine Abrechnung herunterladen.
Um einen neuen Ladeauftrag zu erstellen, klicken Sie links in der Menüleiste auf "Ladeaufträge" und dann oben auf den Button "+".
Sie können den Auftrag per CSV-Datei oder manuell anlegen:
Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Karten Ihres Unternehmens angezeigt werden. Über die Suchfunktion können Sie nach einer bestimmten Karte suchen (via Token oder Kartennutzer). Wählen Sie eine oder mehrere Karten für Ihre Ladung aus, indem Sie rechts im Kontrollfeld ein Häkchen bei den gewünschten Karten setzen.
Tragen Sie im Feld "Betrag in €" den gewünschten Betrag ein und bestätigen Sie den Betrag für die jeweilige/n Karte/n mit dem Button "Karten hinzufügen". Wiederholen Sie dies so oft, bis alle Ladeaufträge für die gewünschten Karten angelegt sind.
Sie können den Ladeauftrag sofort durchführen oder zu einem gewünschten Termin.
Senden Sie den Ladeauftrag über den Button "Ladeauftrag absenden" ab. Bitte beachten Sie, dass die Ausführung eines Ladeauftrags erst nach der Bezahlung erfolgt.
Möchten Sie eine Übersicht über getätigte Kartenbeladungen herunterladen, bspw. für Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater, können Sie dies unter “Aktionen” in der Detailansicht des entsprechenden Ladeauftrags tun. Der Download der Übersicht ist als CSV-Datei oder PDF-Datei möglich.
Um einen neuen Ladedauerauftrag zu erstellen, klicken Sie links in der Menüleiste auf "Ladedaueraufträge" und dann oben auf den Button "+". Ladedaueraufträge sind auf monatlicher und auch jährlicher Basis möglich. Jährliche Ladedaueraufträge sind perfekt für besondere Anlässe und können für alle Kartenhalter zum selben Ladedatum oder zu einem individuellen Ladedatum je Kartenhalter angelegt werden. Das selbe Ladedatum ist gut geeignet für Weihnachten oder feste Feiertage. Das individuelle Ladedatum eignet sich z.B. gut für Geburtstage. Beachten Sie bitte, dass die Beladung erst nach Begleichen der Rechnung erfolgt, welche Sie automatisch ca. 10 Tage vor dem Ladedatum erhalten. Bei kurzfristigen Ladedaueraufträgen ist es also möglich, dass sie die erste Beladung erst für den Folgemonat anlegen können.
Wählen Sie Ihren Turnus (monatlich oder jährlich) sowie das gewünschte Datum aus, zu dem die Karten beladen werden sollen. Bei jährlicher Ladung wählen Sie, ob es sich für die gewünschten Karten um das gleiche oder ein individuelles Ladedatum handeln soll. Das selbe Ladedatum ist gut geeignet für Weihnachten oder feste Feiertage. Das individuelle Ladedatum eignet sich z.B. gut für Geburtstage.
Sie können den Auftrag per CSV-Datei oder manuell eingeben
Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Karten Ihres Unternehmens angezeigt werden. Über die Suchfunktion können Sie nach einer bestimmten Karte suchen (via Token oder Kartennutzer). Wählen Sie eine oder mehrere Karten für Ihre Ladung aus, indem Sie rechts im Kontrollfeld ein Häckchen bei den gewünschten Karten setzen.
Tragen Sie im Feld "Betrag in €" den gewünschten Betrag ein und bestätigen Sie den Betrag für die jeweilige/n Karte/n mit dem Button "Karten hinzufügen". Wiederholen Sie dies so oft Sie möchten, bis alle Ladeaufträge für die gewünschten Karten angelegt sind.
Der Ladedauerauftrag wird pausiert angelegt und kann von Ihnen unter “Aktionen” jederzeit aktiviert werden. Anschließend kann die wiederkehrende Ladung natürlich pausiert oder gelöscht werden.
Bitte beachten Sie, dass die Ausführung eines Ladedauerauftrags nach der Bezahlung erfolgt. Ladedaueraufträge werden automatisch ca. 10 Tage vor Stichtag in Rechnung gestellt, um eine rechtzeitige Kartenbeladung zu gewährleisten.
Wichtige Informationen und Voraussetzungen für eine Entladung von bestehendem Kartenguthaben lesen Sie hier.
Um einen neuen Entladeauftrag zu erstellen, klicken Sie links in der Menüleiste auf "Entladeaufträge" und dann oben auf den Button "+".
Sie können den Auftrag per CSV-Datei oder manuell anlegen:
Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Karten Ihres Unternehmens angezeigt werden. Über die Suchfunktion können Sie nach einer bestimmten Karte suchen (via Token oder Kartennutzer). Wählen Sie eine oder mehrere Karten für die Entladung aus, indem Sie rechts im Kontrollfeld ein Häckchen bei den gewünschten Karten setzen.
Im nächsten Schritt sehen Sie eine Übersicht aller Karten, die Sie für die Entladung ausgewählt haben. Bei Bedarf können Sie die Auswahl über die Symbole auf der rechten Seite der Zeile nochmals bearbeiten.
Senden Sie den Entladeauftrag über den Button "Entladeauftrag absenden" ab. Bitte beachten Sie, dass die Auszahlung der Entladung auf das oben links angegebene Konto erfolgt.
Die standardmäßig eingestellte Region für alle Karten (= Standard Karten Setup) können Sie in den Einstellungen (bei mehreren Produkten in den Einstellungen des jeweiligen Produktbereichs) festlegen.
Diese Region gilt für alle neuen, Folge- und Ersatzkarten. Sie können im Nachgang auf Wunsch für einzelne Karten auch ein individuelles Setup einstellen. Die individuelle Einstellung ist vor der ersten Beladung möglich oder wenn das Kartenguthaben weniger als einen Euro beträgt.
Um das Karten Setup für einzelne Karten einzustellen, klicken Sie auf den Reiter "Karten".
Unter dem Menüpunkt "Rechnungen" können Sie alle Rechnungen und den jeweiligen Status einsehen. Durch Anklicken in der Übersicht können Sie die Details jeder Rechnung ansehen. Die ausgewählte Rechnung kann als PDF heruntergeladen werden. Klicken Sie dafür rechts oben auf "PDF herunterladen".
Einstellungen
Unter dem Menüpunkt Einstellungen können Sie Ihre persönlichen Einstellungen einsehen, Ihre Lieferadresse oder Ihr Passwort anpassen sowie das Standard Karten Setup aller Ihrer Karten einsehen und ändern.
Dashboard
Im Dashboard können Sie die Übersicht Ihres jeweils ausgewählten Kunden einsehen. Den gewünschten Kunden können Sie oben rechts im Dropdown Menü auswählen. Auf der Startseite des givve® Card Business Portals sehen Sie eine Übersicht aller Karten des ausgewählten Kunden sowie Ladeaufträge, Kartenbestellungen und Rechnungen, Ihre letzten Aktivitäten sowie die wichtigsten "Quicklinks".
Die Suchfunktion und das Anzeigen der Daten von einzelnen Kunden ist übergreifend möglich.
Kundeninfos (unter Rechnungen)
Im Menüpunkt Kundeninfos können Sie die Kundeninformationen des jeweils rechts oben ausgewählten Kunden einsehen.
Standard Karten Setup
Im Menüpunkt Kundeninfos können Sie ein Standard Karten Setup für alle Karten eines Kunden festlegen, das zum 15.12. eingestellt werden soll. Auch bei Bestellungen von neuen Karten wird givve® das ausgewählte Standard Karten Setup einstellen.
Lieferadresse ändern
Die Lieferadresse Ihres Kunden können Sie jederzeit rechts in den Einstellungen ändern.
Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse des Kunden können Sie nicht selbst bearbeiten, wenden Sie sich für Änderungen an office@givve.com.
In unserem FAQ Bereich finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum givve® Card Business Portal und unseren givve® Produkten.