Der Erholungszuschuss ist nicht nur für den Mitarbeiter selbst, sondern auch für deren Ehepartner und Kinder möglich. Mitarbeiter können einmal jährlich 156 Euro, der Ehegatte 104 Euro und jedes Kind 52 Euro erhalten. Die Erholungsbeihilfe muss zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden. Es ist nicht zulässig, das vertraglich vereinbarte Urlaubsgeld in eine Erholungsbeihilfe umzuwandeln.
Auf die Erholungsbeihilfe wird ein Pauschalsteuersatz von 25 % erhoben, welcher vom Arbeitgeber zu entrichten ist. Der Arbeitnehmer muss die Sonderzahlung nicht versteuern und keine Sozialversicherungsabgaben leisten. Die pauschale Versteuerung (25%) erfolgt in der Weise, dass der Arbeitgeber den Betrag der Erholungsbeihilfe in der Gehaltsabrechnung ausweist und seinerseits für die Abführung der Pauschalsteuer sorgt. Letztere taucht in der Lohnabrechnung nicht auf und die Erholungsbeihilfe wird vollen Umfangs an den Arbeitnehmer ausgezahlt.
Die Durchführung einer Reise ist nicht als Voraussetzung erforderlich. Der Arbeitnehmer kann den Erholungsurlaub grundsätzlich auch zu Hause verbringen. Hier können Belege vom Schwimmbad Eintritt, Vergnügungspark, Ausflügen o.ä. als Nachweis dienen. Die zweckentsprechende Verwendung (Erholungszweck) muss sichergestellt und gegebenenfalls nachgewiesen werden können (Hotelrechnung o.ä.). Die Gewährung der Erholungsbeihilfe muss deswegen in zeitlichem Zusammenhang mit dem Urlaub oder der Kur erfolgen. Die Zahlung sollte nicht mehr als 3 Monate vor oder nach dem Urlaub liegen.
Die Höchstgrenze darf nicht nicht überschritten werden und gilt immer für ein volles Kalenderjahr. Die Beträge können aber unterschritten werden. Der Arbeitgeber kann also auch einen geringeren Beitrag als 156 Euro an Erholungsbeihilfe zahlen. In diesem Fall kann die Erholungsbeihilfe auch anteilig auf den Sommer- und Winterurlaub aufgeteilt werden. Es ist aber nicht möglich über das Jahr verteilt Quittungen für Ausflüge o.ä anzusammeln und diese am Jahresende einzureichen.
Der Erholungszuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, dieser entscheidet also selbst, ob er die Erholungsbeihilfe gewähren will. Wenn dies der Fall ist, ist von Seiten des Arbeitnehmers kein förmlicher Antrag erforderlich. Dieser wird vielmehr dem Arbeitgeber nur mitteilen müssen, wann er den Urlaub antreten will.
- Minijobber, Teilzeitkräfte, Werkstudenten
Die Erholungsbeihilfe kann unter den allgemeinen Voraussetzungen auch für sog. Minijobber gewährt werden (ggfs. mit deren Lebenspartner und Kinder). Grundsätzlich wird hier nicht zwischen Festangestellten, Teilzeitkräften, Werkstudenten und Minijobbern unterschieden. Auch bei Zahlung der Beihilfe an Minijobber bleibt der Arbeitslohn (Minijob bis zu € 520) steuer– und sozialversicherungsfrei (keine Überschreitung der Minijob-Grenze). Die zusätzlich gezahlte Erholungsbeihilfe kann neben dem Gehalt des Minijobbers lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen, sofern die allgemeinen Voraussetzungen, (wie z.B. Höhe, Zweckbindung und Pauschalierung der Lohnsteuer) eingehalten werden.
