Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit

Q: Woraus bestehen die Grundlagen und rechtlichen Rahmen zu steuerfreien Verpflegungszuschüssen?

Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit sind steuerlich begünstigt und unterliegen klaren gesetzlichen Vorgaben, die sowohl Transparenz als auch Rechtssicherheit gewährleisten. Die steuerfreien Verpflegungszuschüsse sind im Einkommensteuergesetz (EStG) verankert und dort eindeutig geregelt. Sie gelten ausschließlich für beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten , also Einsätze außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Die steuerliche Behandlung hängt dabei unmittelbar von den Abwesenheitszeiten und der Dauer der Reise ab.

Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit helfen dabei, die Mehrkosten für Verpflegung auf Dienstreisen spürbar zu mindern. Davon profitieren Arbeitnehmer durch finanzielle Entlastungen und Arbeitgeber durch eine einfache Handhabung.

Aktualisiert: Oktober 2025

Autorin: Shani Honeck

Content Marketing Manager

Beschäftigt sich seit Jahren mit den Themen Nachhaltigkeit und Ernährung, deren Zusammenhängen sowie der Frage, wie man Umweltschutz in den Alltag integriert.

Woraus bestehen die Grundlagen und rechtlichen Rahmen zu steuerfreien Verpflegungszuschüssen?

Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit sind steuerlich begünstigt und unterliegen klaren gesetzlichen Vorgaben, die sowohl Transparenz als auch Rechtssicherheit gewährleisten.

Die steuerfreien Verpflegungszuschüsse sind im Einkommensteuergesetz (EStG) verankert und dort eindeutig geregelt. Sie gelten ausschließlich für beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten, also Einsätze außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Die steuerliche Behandlung hängt dabei unmittelbar von den Abwesenheitszeiten und der Dauer der Reise ab.

Stehimbiss in einem Büro mit Geschäftsleuten

Für Inlands- und Auslandsreisen existieren jeweils unterschiedliche gesetzliche Vorgaben, die in den Lohnsteuerrichtlinien detailliert beschrieben sind. Ziel dieser Regelung ist es, Arbeitnehmer für die unvermeidbaren zusätzlichen Verpflegungskosten während einer Dienstreise spürbar zu entlasten und gleichzeitig klare steuerliche Rahmenbedingungen zu schaffen.

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Was ist der Unterschied zwischen Verpflegungszuschuss und Verpflegungspauschale?

Bei Dienstreisen wird häufig zwischen der Verpflegungspauschale und dem Verpflegungszuschuss unterschieden. Die Verpflegungspauschale bezeichnet feste, gesetzlich definierte Pauschbeträge, die Arbeitnehmer für Abwesenheitszeiten während einer Dienstreise steuerfrei erhalten können. Im Gegensatz dazu ist der Verpflegungszuschuss ein individueller Zuschuss des Arbeitgebers, der beispielsweise in Form digitaler Essensgutscheine oder Essenskarten ausgegeben wird.

Beide Modelle unterscheiden sich in ihrer Abwicklung, in der Höhe der Leistungen sowie in der steuerlichen Behandlung. Während die Pauschale direkt in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt wird, muss ein Zuschuss durch den Arbeitgeber korrekt ausgestaltet sein, um steuerfrei zu bleiben. Richtig angewendet, bieten sowohl Verpflegungspauschalen als auch Verpflegungszuschüsse erhebliche Vorteile und entlasten Arbeitnehmer spürbar bei den zusätzlichen Kosten einer Auswärtstätigkeit.

Was sind die Voraussetzungen für steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit?

Damit Verpflegungszuschüsse steuerfrei bleiben, müssen bestimmte gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sein. Grundsätzlich gilt: Arbeitnehmer müssen sich für ihre Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte befinden. Außerdem sind die Zuschüsse nur steuerfrei, wenn die vorgeschriebenen Mindestabwesenheitszeiten eingehalten werden. Arbeitgeber wiederum sind verpflichtet, jede Auswärtstätigkeit nachvollziehbar zu dokumentieren, damit die Steuerfreiheit anerkannt wird.

Anforderungen an die Auswärtstätigkeit

Eine steuerfreie Behandlung ist nur möglich, wenn eine berufliche Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte vorliegt. Entscheidend ist dabei die Dauer der Abwesenheit: Erst ab einer Abwesenheitszeit von mehr als acht Stunden können steuerfreie Verpflegungszuschüsse gewährt werden. Bei mehrtägigen Reisen gelten zudem besondere Regeln für An- und Abreisetage, die ebenfalls berücksichtigt werden. Auch Tätigkeiten an ständig wechselnden Einsatzorten fallen unter diese Regelungen, solange ein klarer beruflicher Anlass für die Abwesenheit vorliegt.

Nachweispflichten und Dokumentation

Neben der Einhaltung der zeitlichen Voraussetzungen ist die korrekte Dokumentation essenziell. Arbeitgeber müssen sämtliche Reisedaten und Abwesenheitszeiten vollständig erfassen. Reisekostenabrechnungen dienen dabei als offizieller Nachweis für die steuerliche Anerkennung. Ergänzend können Belege wie Hotelrechnungen oder Fahrkarten die Dokumentation untermauern. Liegen diese Nachweise nicht vor, kann die Steuerfreiheit aberkannt werden. Um die Verwaltung zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden, setzen viele Unternehmen mittlerweile auf elektronische bzw. digitale Tools, die eine sichere und transparente Erfassung aller relevanten Daten ermöglichen.

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Wie hoch sind die aktuellen Verpflegungspauschalen in Deutschland?

Die Verpflegungspauschalen werden in Deutschland jährlich vom Gesetzgeber angepasst, um den tatsächlichen Mehrkosten der Verpflegung während einer Auswärtstätigkeit gerecht zu werden. Dabei gelten unterschiedliche Beträge für Inlands- und Auslandsreisen. Ziel dieser Pauschalen ist es, Arbeitnehmer steuerlich zu entlasten, wenn sie durch eine Dienstreise höhere Verpflegungsausgaben haben.

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands sind die Pauschbeträge klar geregelt. Arbeitnehmer erhalten 14 Euro steuerfrei, wenn sie an einem Kalendertag mehr als acht Stunden von ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind. Bei vollen Kalendertagen ohne Rückkehr zum Wohnortbeträgt die Pauschale 28 Euro pro Tag. Für An- und Abreisetage mehrtägiger Reisen gilt ebenfalls eine Pauschale von 14 Euro. Diese Beträge gelten bundesweit einheitlich und können vom Arbeitgeber steuerfrei ausgezahlt werden, unabhängig davon, in welchem Bundesland die Dienstreise stattfindet.

Bei internationalen Dienstreisen gelten besondere Bestimmungen, da die Verpflegungskosten je nach Land stark variieren. Für jedes Land existieren deshalb eigene, länderspezifische Pauschbeträge, die jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden. In Ländern mit höheren Lebenshaltungskosten sind entsprechend höhere Pauschalen vorgesehen, um den tatsächlichen Mehraufwand abzudecken. Bei Dienstreisen, die mehrere Länder betreffen, ist eine sorgfältige Zuordnung der Pauschalen erforderlich. Arbeitgeber sollten daher stets die aktuellen BMF-Tabellen berücksichtigen, um eine korrekte und steuerlich einwandfreie Abrechnung sicherzustellen.

Steuerfreie Verpflegungszuschüsse in der Lohnabrechnung

Damit Verpflegungszuschüsse steuerfrei bleiben, ist eine korrekte Abbildung in der Lohnbuchhaltung unverzichtbar. Arbeitgeber dürfen ausschließlich die gesetzlich vorgesehenen steuerfreien Beträge berücksichtigen und müssen eine saubere Trennung zwischen steuerfreien und steuerpflichtigen Zuschüssen vornehmen. Die Darstellung erfolgt transparent in der Gehaltsabrechnung und ist im Lohnkonto jederzeit nachvollziehbar. Fehlerhafte oder unvollständige Abrechnungen können hingegen steuerliche Nachteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber nach sich ziehen. Eine sorgfältige Dokumentation sowie die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben sichern die steuerfreie Anerkennung und vermeiden Risiken bei einer Betriebsprüfung.

Praktische Beispiele bei mehrtägigen Dienstreisen und doppelter Haushaltsführung

Steuerfreie Verpflegungszuschüsse spielen besonders bei längeren Auswärtstätigkeiten eine wichtige Rolle. Viele Arbeitnehmer nutzen diese Möglichkeit bei Projekten, Seminaren oder mehrtägigen Geschäftsreisen. Auch im Zusammenhang mit einer doppelten Haushaltsführung sind die Zuschüsse steuerlich von hoher Bedeutung. Konkrete Praxisbeispiele zeigen, wie die Regelungen angewendet werden und welchen finanziellen Vorteil Arbeitnehmer daraus ziehen können.

Anwendung bei längeren Geschäftsreisen

Bei mehrtägigen Dienstreisen können Arbeitgeber die festgelegten Pauschalen an jedem Kalendertag steuerfrei auszahlen. Für An- und Abreisetage gelten dabei gesonderte Beträge, die in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden müssen. So lassen sich über längere Zeiträume hinweg steuerfreie Zuschüsse gewähren, die insbesondere bei Seminaren, Projektarbeiten oder Montageeinsätzen wichtig sind. Für Arbeitnehmer bedeutet dies eine spürbare finanzielle Entlastung, die ihre Motivation bei häufigen Reisen stärkt.

Steuerfreie Verpflegungszuschüsse in Verbindung mit doppelter Haushaltsführung

Arbeitnehmer mit doppelter Haushaltsführung profitieren zusätzlich von den steuerfreien Verpflegungspauschalen. Diese können neben den Unterkunftskosten geltend gemacht werden, sodass eine Kombination beider Kostenarten möglich ist. Auch bei regelmäßigen Heimfahrten bleibt der Anspruch auf die Pauschalen bestehen, solange die gesetzlichen Voraussetzungen eingehalten werden. Für Arbeitgeber ist die klare Trennung und genaue Abrechnung der unterschiedlichen Leistungen von Vorteil, da sie Rechtssicherheit schafft und die steuerfreie Behandlung gewährleistet.

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Vorteile steuerfreier Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Steuerfreie Verpflegungszuschüsse schaffen klare Vorteile für beide Seiten. Arbeitgeber profitieren von steuerlichen Entlastungen und können ein einfaches Instrument zur Mitarbeiterbindung einsetzen. Arbeitnehmer wiederum erhalten eine spürbare finanzielle Unterstützung bei berufsbedingten Reisen. So entsteht eine Win-Win-Situation, die sowohl wirtschaftlich sinnvoll als auch motivierend ist.

Vorteile für Arbeitgeber

Für Unternehmen bieten steuerfreie Verpflegungszuschüsse gleich mehrere Pluspunkte. Da die Zuschüsse steuerfrei anstelle von steuerpflichtigem Gehalt ausgezahlt werden können, senken sie unmittelbar die Lohnnebenkosten. Gleichzeitig steigern sie die Attraktivität als Arbeitgeber, da zusätzliche Benefits ein entscheidender Faktor für Bewerber und Mitarbeiter sind. Darüber hinaus handelt es sich um ein einfaches, gesetzeskonformes Instrument, das sich ohne großen Verwaltungsaufwand in die Lohnabrechnung integrieren lässt. Besonders bei Mitarbeitern mit häufigen Dienstreisen stärken Verpflegungszuschüsse die Bindung ans Unternehmen. Zudem verschaffen sie im Recruiting einen Wettbewerbsvorteil, da moderne und steueroptimierte Vergütungsmodelle immer stärker nachgefragt sind.

Vorteile für Arbeitnehmer

Auch für Arbeitnehmer sind steuerfreie Verpflegungszuschüsse ein wertvoller Benefit. Sie sorgen für eine direkte finanzielle Entlastung bei auswärtigen Tätigkeiten, da die Pauschalen nicht versteuert werden müssen und somit das Nettoeinkommen steigt. Die Regelung ist transparent und einfach handhabbar, ohne dass komplizierte Abrechnungen notwendig werden. Ein weiterer Vorteil ist die bundeseinheitliche Regelung der Pauschalen, die eine Gleichbehandlung aller Beschäftigten sicherstellt. Zusätzlich empfinden viele Mitarbeiter die Zuschüsse als Zeichen der Wertschätzung seitens ihres Arbeitgebers, was Motivation und Zufriedenheit spürbar erhöht.

Wie givve Unternehmen bei steuerfreien Verpflegungszuschüssen unterstützt

Mit givve erhalten Unternehmen eine moderne, digitale Lösung für die Auszahlung von steuerfreien Verpflegungszuschüssen. Arbeitgeber können damit Zuschüsse rechtssicher und effizient abwickeln, ohne unnötigen Verwaltungsaufwand. Die Plattform erleichtert zugleich die Dokumentation und Nachweisführung, sodass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Für Mitarbeiter entstehen dadurch transparente und flexible Benefits, die im Arbeitsalltag einen spürbaren Mehrwert bieten. Unternehmen steigern mit givve zudem ihre Attraktivität als Arbeitgeber, da sie ein modernes und steueroptimiertes Zuschussmodell einsetzen.

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Drei fröhliche Personen am Tisch beim Mittagessen. Im Vordergrund die givve Card Essenszuschuss.

*Bitte beachten Sie: Wir erbringen keine Rechts- oder Steuerberatung. Sollten Sie steuerliche oder rechtliche Fragen zu unseren Produkten haben, empfehlen wir, diese von Ihrem Steuer- bzw. Rechtsberater prüfen zu lassen. Sofern Sie die Produkte von givve für die Erreichung bestimmter steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Zwecke (z.B. Zuwendung von Sachbezug) nutzen möchten, empfehlen wir zudem, eine Anrufungsauskunft bei dem zuständigen Finanzamt einzuholen. givve übernimmt keine Haftung dafür, dass Sie die beabsichtigten steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen tatsächlich erreichen.

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