Ein Sachbezug in der Lohnabrechnung bezeichnet geldwerte Vorteile, die Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden in Form von Waren, Dienstleistungen oder zweckgebundenen Gutscheinen und Geldkarten gewähren - eine Bargeldauszahlung ist dabei grundsätzlich ausgeschlossen. In der Lohnabrechnung werden Sachbezüge korrekt ausgewiesen und je nach Freigrenzen sowie gesetzlichen Voraussetzungen steuer- oder sozialversicherungsrechtlich behandelt.
Sachbezug in der Lohnabrechnung
Der Sachbezug umfasst nicht-monetäre Leistungen des Arbeitgebers - etwa Gutscheine, Geldkarten oder andere Sachzuwendungen - die an Mitarbeitende ausgegeben werden. Ziel ist es, steuerfreie oder pauschalversteuerte Vorteile korrekt zu gewähren und rechtskonform in der Lohnabrechnung abzubilden. Richtig eingesetzt erhöhen Sachbezüge den Netto-Vorteil der Mitarbeitenden, steigern Motivation und ermöglichen zusätzliche Benefits, ohne das Bruttogehalt zu verändern.
Aktualisiert: Dezember 2025
Das Wichtigste auf einen Blick
- Sachbezüge als Zusatz zum Gehalt: Sachbezüge sind Vorteile, die Mitarbeitende zusätzlich zum Gehalt erhalten, z. B. Gutscheine, Tankkarten oder Zuschüsse.
- Korrekte Erfassung in der Lohnabrechnung: In der Lohnabrechnung müssen Sachbezüge steuer- und sozialversicherungsrechtlich korrekt erfasst werden, damit der Sachbezug in der Lohnabrechnung rechtskonform bleibt.
- 50-Euro-Freibetrag nutzen: Bis zu einem monatlichen Freibetrag von 50 € (seit 2022) können Sachbezüge steuerfrei gewährt werden.
- Mitarbeiterbindung stärken: Arbeitgeber steigern durch Sachbezüge die Mitarbeiterbindung und Motivation, ohne hohe Zusatzkosten oder eine Erhöhung des Bruttogehalts.
Was ist ein Sachbezug in der Lohnabrechnung?
Typische Beispiele in der Praxis sind unter anderem:
- 50-Euro-Sachbezug
- Verpflegungsleistungen
- Tankgutscheine
- Fitnessstudio-Zuschüsse
- Unterkunftswerte
- Private Nutzung eines Firmenwagens
Diese Sachbezüge zählen zu den geldwerten Vorteilen und müssen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.
Was sind die gesetzlichen Grundlagen und steuerlichen Regelungen?
Die steuerliche Behandlung von Sachbezügen in der Lohnabrechnung basiert auf den Vorgaben des Einkommensteuergesetzes, insbesondere § 8 EStG, ergänzt durch Regelungen aus dem Jahressteuergesetz sowie aktuelle BMF-Schreiben. Entscheidend ist die Abgrenzung zwischen Sachbezug und Barlohn: Eine Bargeldauszahlung oder zweckfremde Verwendung ist nicht zulässig. Arbeitgeber müssen im Rahmen der Lohnabrechnung alle Nachweis-, Dokumentations- und Compliance-Pflichten erfüllen, um steuerfreie oder pauschalversteuerte Sachbezüge korrekt zu gewähren.
Wichtige Vorschriften und rechtliche Rahmenbedingungen
§ 8 EStG definiert, was als geldwerter Vorteil bzw. Sachbezug gilt und grenzt diese Leistungen eindeutig vom Barlohn ab. Für Gutscheine und Geldkarten gelten zusätzliche Voraussetzungen: Sie müssen auf Sachleistungen beschränkt sein, dürfen keine Bargeldfunktion haben und nur bei festgelegten Akzeptanzstellen oder für definierte Zwecke einsetzbar sein. Die Freigrenze von 50 Euro pro Monat darf nicht überschritten werden - andernfalls wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Arbeitgeber müssen nachvollziehbare Nachweise über Aufladungen und Transaktionen führen und diese datenschutzkonform verwalten. Interne Richtlinien und geschulte Prozesse sorgen zudem für Betriebsprüfungssicherheit.
Aktuelle Freigrenzen und steuerliche Voraussetzungen
Für Sachbezüge gilt eine monatliche Freigrenze von 50 Euro (ehemals 44 Euro). Sie ist eine echte Freigrenze - wird sie überschritten, ist der komplette Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Leistungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden und dürfen nicht als Barlohn oder nachträglich umgewidmet werden. Bei Mischfällen – etwa, wenn der Einkauf den Gutscheinwert übersteigt - bleibt nur der Sachleistungsanteil begünstigt, der Rest ist privat zu zahlen. Weitere amtliche Sachbezugswerte, zum Beispiel für Verpflegung oder Unterkunft, werden gesondert festgelegt und müssen ebenfalls korrekt in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.
Was sind Beispiele für Sachbezüge auf der Lohnabrechnung?
Typische Sachbezüge in der Lohnabrechnung sind zum Beispiel der 50-Euro-Sachbezug (z. B. per Geldkarte oder Tankgutschein), Verpflegungsleistungen, Zuschüsse fürs Fitnessstudio, Unterkunftswerte oder die private Nutzung eines Dienstwagens. Zu jedem dieser Sachbezug-Lohnabrechnung-Beispiele muss der korrekte Ausweis in der Lohnabrechnung erfolgen - mit passender Lohnart sowie richtiger Steuer- und Sozialversicherungskennzeichnung. Eine klare Abgrenzung zwischen dem 50-Euro-Sachbezug in der Lohnabrechnung, amtlichen Sachbezugswerten (z. B. Verpflegung/Unterkunft) und dem geldwerten Vorteil (z. B. Dienstwagen) ist entscheidend, um eine rechtssichere Abrechnung sicherzustellen.
Verpflegung, Tankgutschein & Geldkarte
Für Verpflegung, Tankgutscheine und Geldkarten können monatlich bis zu 50 € steuerfrei gewährt werden, sofern alle Voraussetzungen der Freigrenze eingehalten werden. Die Geldkarte oder der Gutschein darf nur für Sachleistungen genutzt werden, zum Beispiel für:
- Tanken
- Einkäufe im Einzelhandel
Eine Auszahlung oder Überweisung auf ein Konto ist nicht zulässig. Bei Verpflegung ist wichtig: Der 50-€-Sachbezug ist nicht identisch mit den amtlichen Sachbezugswerten für Mahlzeiten - beide Bereiche folgen unterschiedlichen Regelungen. In der Lohnabrechnung wird der 50-Euro-Sachbezug als steuerfreier Sachbezug ausgewiesen, ohne das Bruttogehalt zu verändern, wodurch ein Netto-Mehrwert für Mitarbeitende entsteht. Arbeitgeber müssen darauf achten, dass keine Zusammenballung mehrerer Monate erfolgt und die 50-Euro-Grenze strikt eingehalten wird.
Fitnessstudio, Unterkunft oder Dienstwagen in der Praxis
Ein Zuschuss zum Fitnessstudio kann als Sachbezug behandelt werden, wenn er vertraglich bzw. zweckgebunden ausgestaltet ist und die Freigrenze sowie die zugehörigen Regeln eingehalten werden. Bei Unterkunftsleistungen erfolgt die Bewertung in der Regel über amtliche Sachbezugswerte mit monatlichen Pauschalen, die meist steuer- und sozialversicherungspflichtig sind. Die private Nutzung eines Dienstwagens wird in der Regel als geldwerter Vorteil über die 1-%-Regel oder ein Fahrtenbuch ermittelt und fällt nicht unter die 50-Euro-Freigrenze.
Ein typisches Praxisbeispiel: Liegt die monatliche Fitnessstudio-Mitgliedschaft unter 50 €, kann sie steuerfrei bleiben; liegt sie darüber, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Verträge, Nachweise und Nutzungsregeln sollten in jedem Fall revisionssicher dokumentiert werden.
Wie wird der Sachbezug korrekt auf der Lohnabrechnung ausgewiesen?
In der Lohnabrechnung sollte der Sachbezug eindeutig bezeichnet werden, zum Beispiel als „Sachbezug 50 € - Gutschein/Geldkarte“, statt über unscharfe Sammelbegriffe. Idealerweise wird dafür eine eigene Lohnart mit korrekter Steuer- und SV-Kennzeichnung verwendet. Monatlich ist zu prüfen, ob die Freigrenze eingehalten wurde und ob bei Überschreitung eine nachträgliche Versteuerung erforderlich ist.
Für Mitarbeitende sollte der Ausweis transparent sein, sodass klar zwischen Sachbezug und Barlohn unterschieden werden kann. Aufladungen und Transaktionen dienen als Nachweis für die Betriebsprüfung und sollten entsprechend archiviert werden.
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Was sind steuerliche Vorteile und Grenzen für Arbeitgeber und Arbeitnehmende?
Der steuerliche Vorteil eines Sachbezugs liegt darin, dass Arbeitgeber monatlich bis zu 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren können. Diese Freigrenze macht Sachbezüge zu einem lohnnebenkostenarmen Instrument, das sowohl den Netto-Vorteil der Mitarbeitenden als auch die Arbeitgeberattraktivität erhöht.
Gleichzeitig gelten klare Grenzen: Die Voraussetzungen müssen strikt eingehalten werden, da bei Überschreitung der Freigrenze der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig wird. Sachbezüge dürfen zudem nicht als Gehaltsumwandlung erfolgen - begünstigt sind ausschließlich Leistungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Für eine rechtssichere Umsetzung sollten Unternehmen interne Regeln, Stichtage und Prozesse definieren und Mitarbeitende transparent über Nutzungsmöglichkeiten und Restriktionen - insbesondere die fehlende Bargeldfunktion - informieren.
Wie lassen sich Sachbezüge korrekt erfassen und abrechnen?
Für eine korrekte Erfassung und Abrechnung von Sachbezügen in der Lohnabrechnung sollten Unternehmen eine klare Prozesskette definieren. Dazu gehören unter anderem:
- Auswahl begünstigter Sachbezüge: Festlegen, welche Sachbezüge genutzt werden sollen und ob sie die Voraussetzungen der Freigrenze erfüllen.
- Definition der Lohnarten und Prüfschritte: Einrichtung einer passenden Lohnart sowie interner Prüfschritte und Nachweisanforderungen.
Anschließend muss die Lohnsoftware korrekt konfiguriert werden, zum Beispiel durch:
- Passende Steuer- und SV-Kennzeichen
- Einstellungen für laufende Bezüge
- Hinterlegte Prüfhinweise
Monatlich sollte geprüft werden, ob:
- Die Freigrenze eingehalten wurde
- Keine Zusammenballung mehrerer Monate vorliegt
- Bei Fehlern Korrekturbuchungen vorgenommen werden müssen
Schnittstellen zwischen HR-Systemen bzw. Kartensystemen und der Lohnabrechnung - etwa über CSV-Importe - helfen zusätzlich, Fehler zu reduzieren. Musterfälle wie „Sachbezug Lohnabrechnung Beispiel“ oder das korrekte Buchen eines Tankgutscheins sollten intern dokumentiert werden, um eine einheitliche und revisionssichere Abrechnung sicherzustellen.
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givve unterstützt Unternehmen bei der rechtssicheren Abwicklung steuerfreier Sachbezüge, z. B. des 50-Euro-Sachbezugs, und sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben zuverlässig eingehalten werden.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Zentrales Portal: Aufladungen steuern, Transaktionen einsehen und aussagekräftige Reports exportieren - HR- und Lohnabteilungen behalten jederzeit den Überblick über Budgets und Nutzung.
- Direkte Anbindung an die Lohnabrechnung: Schnittstellen erleichtern Import und Abgleich der Daten und senken die Fehlerquote in der Abrechnung.
- Compliance-konforme Konfiguration: Ausschluss von Bargeldfunktionen, Begrenzung auf zulässige Kategorien und klare Regeln sorgen für eine rechtssichere Nutzung der Sachbezüge.
- Onboarding & Support: givve unterstützt HR- und Lohnabteilungen mit strukturiertem Onboarding, klaren Prozessen, Vorlagen und Best Practices.
So werden Sachbezüge digital, effizient und revisionssicher verwaltet - von der Aufladung bis zur Abrechnung.
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Häufige Fragen zum Sachbezug in der Lohnabrechnung
Ein Sachbezug wird in der Lohnabrechnung über eine eigene, eindeutig benannte Lohnart ausgewiesen, etwa „Sachbezug 50 € - Gutschein/Karte“. Entscheidend ist, dass die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Kennzeichen korrekt hinterlegt sind, damit der Vorteil ordnungsgemäß verarbeitet wird und die Abrechnung revisionssicher bleibt.
Nein. Sachbezüge zählen nicht zum Bruttogehalt und dürfen nicht durch Gehaltsumwandlung entstehen. Sie müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden, damit sie steuerfrei bleiben - insbesondere im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze.
Die Lohnbuchhaltung kontrolliert monatlich alle relevanten Sachbezüge und prüft, ob der Gesamtwert 50 Euro nicht überschreitet. Bereits kleinste Überschreitungen - selbst Cent-Beträge - führen dazu, dass der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig wird. Viele Systeme unterstützen die Prüfung durch automatische Warnhinweise oder Sperrlogiken.
Elektronische Gutscheinkarten erleichtern die Abwicklung von Sachbezügen, da Aufladungen, Transaktionen und Einsatzbereiche digital dokumentiert werden. Sie gelten als zweckgebundene Sachbezüge, sofern keine Bargeldfunktion besteht und nur erlaubte Händlerkategorien freigeschaltet sind. Dadurch lassen sie sich rechtssicher in die Lohnabrechnung integrieren.
Wird ein Sachbezug rückwirkend berechnet oder zu spät verbucht, muss geprüft werden, ob die Freigrenze im betroffenen Monat überschritten wurde. Falls ja, ist eine Korrekturabrechnung erforderlich, bei der der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig wird. Eine saubere Dokumentation hilft, Fehler und Nachforderungen zu vermeiden.
*Bitte beachten Sie: Wir erbringen keine Rechts- oder Steuerberatung. Sollten Sie steuerliche oder rechtliche Fragen zu unseren Produkten haben, empfehlen wir, diese von Ihrem Steuer- bzw. Rechtsberater prüfen zu lassen. Sofern Sie die Produkte von givve für die Erreichung bestimmter steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Zwecke (z.B. Zuwendung von Sachbezug) nutzen möchten, empfehlen wir zudem, eine Anrufungsauskunft bei dem zuständigen Finanzamt einzuholen. givve übernimmt keine Haftung dafür, dass Sie die beabsichtigten steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen tatsächlich erreichen.
