Ein Bewirtungsbeleg ist ein spezieller Nachweis, der bei geschäftlichen Bewirtungsausgaben benötigt wird. Unternehmen und Selbstständige müssen dabei bestimmte Vorgaben einhalten, um die Kosten steuerlich absetzen zu können. Der Beleg enthält neben der Rechnung des Restaurants auch zusätzliche Angaben wie den Anlass der Bewirtung, die Teilnehmer und die Unterschrift des Bewirtenden. Eine fehlerhafte oder unvollständige Ausführung des Bewirtungsbelegs kann dazu führen, dass die Ausgaben vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Die Digitalisierung hat die Verwaltung und Abrechnung von Bewirtungskosten erheblich vereinfacht.
Aktualisiert: März 2025
Damit ein Bewirtungsbeleg steuerlich anerkannt wird, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein, die vom Finanzamt überprüft werden. Diese Angaben variieren je nach Höhe der Bewirtungskosten. Ein fehlerhafter oder unvollständiger Bewirtungsbeleg kann dazu führen, dass der Antrag auf steuerliche Anerkennung abgelehnt wird.
Ein Bewirtungsbeleg muss einige Pflichtangaben enthalten:
Ab einem Bewirtungsbetrag von 250 Euro gelten strengere Anforderungen. Statt eines einfachen Kassenbons muss eine vollständige Rechnung mit den Angaben gemäß § 14 UStG vorgelegt werden. Auch Trinkgelder müssen dokumentiert werden, entweder direkt auf der Rechnung oder separat. Ohne korrekte Angaben kann das Finanzamt die Kosten als nicht abzugsfähig einstufen.
Das Ausfüllen eines Bewirtungsbelegs ist entscheidend für die steuerliche Anerkennung. Beginnen Sie damit, zu prüfen, ob alle erforderlichen Angaben enthalten sind. Der Anlass der Bewirtung sollte klar und nachvollziehbar formuliert werden, z. B. „Geschäftsessen mit Kunden zur Besprechung eines neuen Projekts.” Alle Teilnehmer müssen mit Vor- und Nachnamen genannt werden. Zudem ist es wichtig, dass der Bewirtende den Beleg unterschreibt, um die betriebliche Veranlassung zu bestätigen. Falls nötig, sollte der Bewirtungsbeleg direkt mit der Buchhaltung oder Steuerberatung abgestimmt werden.
Digitale Lösungen erleichtern die Verwaltung von Bewirtungsbelegen enorm. Mit einer App können Belege direkt erfasst und automatisch gespeichert werden. Dies reduziert den Aufwand für die physische Aufbewahrung und hilft, Fehler zu vermeiden. Viele Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, Bewirtungsbelege direkt zu integrieren und automatisch mit der Buchhaltung abzugleichen. Elektronische Belege werden von den meisten Finanzämtern anerkannt, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Bewirtungskosten können unter bestimmten Bedingungen als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden. Geschäftliche Essensausgaben mit Kunden oder Geschäftspartnern sind grundsätzlich absetzbar. Allerdings dürfen nur 70 % der Kosten abgesetzt werden, während 30 % nicht abzugsfähig sind. Um eine steuerliche Anerkennung zu erhalten, müssen die Bewirtungskosten ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Bewirtungskosten können nur dann steuerlich abgesetzt werden, wenn sie betriebsbedingt sind. Zu den absetzbaren Ausgaben zählen vor allem Geschäftsessen mit Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern. Ein Vorsteuerabzug ist möglich, wenn die Rechnung korrekt ausgestellt ist und die Umsatzsteuer separat ausgewiesen wird. Private oder nicht betriebliche Ausgaben sind hingegen nicht absetzbar.
Trinkgeld kann als Betriebsausgabe abgesetzt werden, wenn es auf dem Beleg vermerkt und als geschäftlich veranlasst nachgewiesen wird. Bar-Trinkgelder ohne Nachweis sind nicht steuerlich absetzbar, während bei Kartenzahlung das Trinkgeld auf der Rechnung oder einem separaten Beleg vermerkt sein sollte.
Fehlende Pflichtangaben oder kleine Fehler können dazu führen, dass Bewirtungskosten nicht anerkannt werden. Kleine Fehler wie ein fehlendes Trinkgeld oder eine unvollständige Teilnehmerliste lassen sich häufig nachträglich korrigieren. Bei größeren Fehlern ist es ratsam, eine Rechnungskorrektur beim Restaurant anzufordern.
Mit der digitalen Lösung von givve® lassen sich Bewirtungskosten effizient und einfach verwalten. Die digitale Prepaid Firmenkreditkarte ermöglicht es, Bewirtungsausgaben direkt zu erfassen und transparent im Blick zu behalten. Dies spart Zeit und sorgt für eine fehlerfreie Abrechnung.
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*Bitte beachten Sie: Wir erbringen keine Rechts- oder Steuerberatung. Sollten Sie steuerliche oder rechtliche Fragen zu unseren Produkten haben, empfehlen wir, diese von Ihrem Steuer- bzw. Rechtsberater prüfen zu lassen. Sofern Sie die Produkte von givve für die Erreichung bestimmter steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Zwecke (z.B. Zuwendung von Sachbezug) nutzen möchten, empfehlen wir zudem, eine Anrufungsauskunft bei dem zuständigen Finanzamt einzuholen. givve übernimmt keine Haftung dafür, dass Sie die beabsichtigten steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen tatsächlich erreichen.