FAQ zur Abrechnung der givve Card Essenszuschuss
Ihre Mitarbeitenden nutzen die givve Card Essenszuschuss und Sie haben Fragen zur Abrechnung?
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen.
Abrechnung Essenszuschuss
Im Verwaltungsportal für Arbeitgeber (givve Hub) stehen Ihnen die benötigten Exportdateien für Ihre Lohnbuchhaltung zur Verfügung. Diese CSV Dateien können ganz einfach heruntergeladen und anschließend in Ihre Lohnbuchhaltung hochgeladen werden.
Die wichtigsten Funktionen des givve Hub finden Sie unter folgender Anleitung.
Die Datei „Abrechnung Lohnbuchhaltung“ ist eine CSV-Exportdatei, die die abrechnungsrelevanten Werte aus dem givve Essenszuschuss für die Lohnbuchhaltung zusammenfasst.
Die zuvor je Mitarbeiter bzw. Token ermittelten Beträge werden dabei in einzelne abrechnungsfähige Positionen überführt und den jeweils vorgesehenen Lohnarten zugeordnet.
Für die Lohnabrechnung können insbesondere drei Arten von Beträgen relevant sein:
| Wert | Bedeutung |
Steuerfrei / tax_free | Steuerfreier Anteil des Essenszuschusses |
Pauschalversteuert / flat_tax | Pauschal zu versteuernder Anteil bzw. geldwerter Vorteil |
Eigenanteil / wage_deduction | Anteil, den der Mitarbeiter selbst trägt |
tax_free bezeichnet den steuerfreien Anteil des Essenszuschusses.
Dieser Betrag wird in der Lohnabrechnung über eine entsprechende steuerfreie Lohnart berücksichtigt.
Da der Essenszuschuss bereits über givve zur Verfügung gestellt wurde, darf der Betrag nicht zusätzlich mit dem Nettogehalt ausgezahlt werden. Die technische Umsetzung erfolgt abhängig vom verwendeten Abrechnungssystem und der eingerichteten Lohnartenlogik.
flat_tax bezeichnet den pauschal zu versteuernden Anteil bzw. geldwerten Vorteil.
Der Betrag wird über eine entsprechend konfigurierte Lohnart in der Lohnabrechnung berücksichtigt und pauschal versteuert.
Auch dieser Betrag wurde bereits im Rahmen des Essenszuschusses bereitgestellt und soll daher nicht zusätzlich über das Nettogehalt ausgezahlt werden.
wage_deduction bezeichnet den Eigenanteil des Mitarbeiters.
Ein Eigenanteil kann beispielsweise entstehen, wenn der Wert einer Mahlzeit über dem vom Arbeitgeber gewährten Zuschuss liegt. Der entsprechende Betrag wird bei der Lohnabrechnung als Abzug vom Nettogehalt des Mitarbeiters berücksichtigt.
Die Beträge müssen für die korrekte steuerliche und lohnabrechnungstechnische Behandlung auf der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.
Der Essenszuschuss wurde dem Mitarbeiter jedoch bereits über den givve Essenszuschuss zur Verfügung gestellt. Deshalb müssen die entsprechenden Lohnarten so eingerichtet sein, dass es nicht zu einer zusätzlichen Auszahlung über das Nettogehalt kommt.
Die genaue technische Umsetzung kann je nach Lohnbuchhaltungssoftware unterschiedlich erfolgen.
Wenn Ihre Lohnbuchhaltungssoftware einen entsprechenden Import unterstützt, empfehlen wir, die CSV-Datei möglichst direkt zu importieren.
Ob ein direkter Import möglich ist, hängt von der verwendeten Software sowie deren Konfiguration ab.
In diesem Fall gibt es grundsätzlich die manuelle Übernahme
Die relevanten Werte aus der Exportdatei können manuell in die Lohnbuchhaltungssoftware übernommen werden.
Grundsätzlich können die Werte aus der givve Lohnabrechnungsdatei auch für eine Verarbeitung in DATEV verwendet werden.
Entscheidend ist, dass in DATEV die für Ihr Unternehmen benötigten Lohnarten entsprechend eingerichtet und den exportierten Werten zugeordnet werden.
Die konkrete Einrichtung sollte mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder Ihrem Steuerberater abgestimmt werden.
Nein.
Diese Bezeichnungen dienen der Darstellung bzw. können Bestandteil einer individuellen Konfiguration sein. Die tatsächlich in Ihrer Lohnbuchhaltung verwendeten Lohnartennummern und Bezeichnungen können davon abweichen.
Im givve Hub besteht die Möglichkeit die Lohnarten zu ändern. Entscheidend ist, dass die Werte korrekt den dafür vorgesehenen Lohnarten zugeordnet werden.
Der jeweilige Betrag befindet sich in der Exportdatei in der Spalte Faktor-A.
Welche Bedeutung der Betrag hat, ergibt sich aus der dazugehörigen Lohnart.
Ein Mitarbeiter kann mehrere abrechnungsrelevante Bestandteile haben.
Beispielsweise kann für denselben Mitarbeiter sowohl ein steuerfreier Betrag als auch ein pauschal zu versteuernder Betrag oder ein Eigenanteil anfallen. Jeder dieser Werte wird einer eigenen Lohnart zugeordnet und daher als separate Zeile ausgegeben.
Bei Fragen zu den Inhalten der givve Essenszuschuss Exportdatei unterstützt Sie das givve Team gerne.
Fragen zur individuellen lohnsteuerlichen Behandlung, zur Auswahl geeigneter Lohnarten oder zur konkreten Konfiguration Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware sollten Sie mit Ihrer Lohnbuchhaltung bzw. Ihrem Steuerberater abstimmen.