Digitale Essensmarken sind ein moderner, steuerlich begünstigter Essenszuschuss, den Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt anbieten können. Sie ersetzen klassische Papiergutscheine und ermöglichen eine einfache, flexible und vollständig digitale Abwicklung von Essenszuschüssen im Arbeitsalltag.
Aktualisiert: Januar 2026
Digitale Essensmarken sind eine moderne Form des arbeitstäglichen Essenszuschusses, bei der Mitarbeitende ihren Mahlzeitenzuschuss nicht mehr als klassischen Papiergutschein, sondern digital - zum Beispiel per App oder Karte - erhalten. Sie gelten als Sachbezug im Sinne des § 8 Abs. 2 EStG und der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) und müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden, damit sie steuerlich begünstigt sind.
Digitale Lösungen vereinfachen die Einlösung, Dokumentation und Abrechnung erheblich: Mitarbeitende fotografieren Belege oder zahlen direkt über Karte bzw. App, während Unternehmen die Abwicklung nahtlos in ihre HR- und Payroll-Systeme integrieren können.
Die Grundlage digitaler Essensmarken bilden die amtlichen Sachbezugswerte für Verpflegung. 2025 liegen diese bei 2,30 € für das Frühstück und 4,40 € für Mittag- oder Abendessen. Arbeitgeber können 2025 somit pro Arbeitstag bis zu 7,50 € steuerbegünstigt gewähren (4,40 € Sachbezugswert + bis zu 3,10 € steuerfreier Zuschuss).
Für 2026 sieht der Entwurf der 16. Änderungsverordnung zur SvEV eine Erhöhung der Verpflegungswerte vor: Der Monatswert für Verpflegung soll auf 345 € steigen, entsprechend 2,37 € fürs Frühstück und 4,57 € fürs Mittag- oder Abendessen. Damit erhöht sich der maximal mögliche Essenszuschuss bei digitalen Essensmarken 2026 voraussichtlich auf 7,67 € pro Arbeitstag (4,57 € Sachbezugswert + 3,10 € steuerfreier Zuschuss).
Für Unternehmen bedeutet das einen klaren Vorteil: Bei beispielsweise 15 Arbeitstagen pro Monat können digitale Essensmarken 2026 einen steuerlich begünstigten Zuschuss von rund 115 € monatlich ermöglichen - etwas mehr als die ca. 112,50 € im Jahr 2025. Auf das Jahr gerechnet sind dies 1.380 € Entlastung für ihre Mitarbeitenden.
Digitale Essensmarken gelten als Sachbezug nach § 8 Abs. 2 EStG, maßgeblich sind die jährlich angepassten Sachbezugswerte der SvEV. Die steuerliche Begünstigung greift nur, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden - eine Entgeltumwandlung ist nicht zulässig. Pro Arbeitstag darf grundsätzlich nur eine Essensmarke angesetzt werden, gekoppelt an den tatsächlichen Erwerb einer Mahlzeit. Das BMF-Schreiben vom 13.04.2021 bestätigt digitale Essensmarken ausdrücklich als steuerbegünstigten Sachbezug und grenzt sie klar von nicht begünstigten Geldleistungen ab. Voraussetzung für die Anerkennung durch die Finanzverwaltung ist eine saubere Dokumentation aller relevanten Angaben wie Belegen, Tagen und Zuschussbeträgen.
Digitale Essensmarken bieten Arbeitgebern und Mitarbeitenden einen steuerlich begünstigten Benefit, der flexibel im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann. Im Vergleich zu klassischen Papiergutscheinen reduzieren digitale Lösungen den Verwaltungsaufwand und ermöglichen eine transparente, weitgehend automatisierte Abwicklung. Unternehmen können damit ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern und gleichzeitig die Nettovergütung ihrer Mitarbeitenden erhöhen, ohne zusätzliche Lohnnebenkosten.
Digitale Essensmarken werden vom Arbeitgeber als arbeitstäglicher Essenszuschuss bereitgestellt, in der Regel über eine App oder eine Karte, die Mitarbeitende im Alltag nutzen können. Unternehmen legen dabei fest, in welcher Höhe und an wie vielen Tagen pro Monat digitale Essensmarken eingesetzt werden dürfen, immer im Rahmen der steuerlichen Vorgaben. Die Verwaltung erfolgt zentral über ein Portal oder System des Anbieters, sodass Ausgabe, Nutzung und Abrechnung der digitalen Essensmarken transparent nachvollzogen werden können.
Arbeitgeber verwalten digitale Essensmarken über ein Online-Portal oder eine Plattform, in der Mitarbeitende angelegt und mit den entsprechenden Berechtigungen hinterlegt werden. Guthaben oder tägliche Nutzungslimits werden zentral eingestellt, Karten oder App-Zugänge bestellt, aktiviert und den Mitarbeitenden zugeordnet. Diese nutzen ihre digitale Essensmarke anschließend per App oder Kartenzahlung an teilnehmenden Akzeptanzstellen, wobei der Essenszuschuss automatisch berücksichtigt wird. Über Schnittstellen - etwa per API oder Datenexport - können Nutzungs- und Abrechnungsdaten in HR- und Payroll-Systeme übernommen werden. Über Reporting- und Administrationsfunktionen behalten Arbeitgeber jederzeit die Kontrolle über Budgets, Nutzungstage und berechtigte Personen.
Je nach Anbieter können digitale Essensmarken bei unterschiedlichen Akzeptanzstellen eingesetzt werden, zum Beispiel in:
Mitarbeitende können ihre digitale Essensmarke sowohl in der Mittagspause im Büro als auch unterwegs oder auf Geschäftsreisen nutzen. Ebenso ist die Nutzung im Homeoffice möglich, sofern der Erwerb von Mahlzeiten oder Lebensmitteln für eine Mahlzeit den steuerlichen Vorgaben entspricht. Die Zahlung erfolgt in der Regel kontaktlos per Karte oder App, der Essenszuschuss wird entweder direkt im Zahlungsvorgang verrechnet oder im Nachgang über eingereichte Belege erstattet. Damit die digitale Essensmarke rechtssicher genutzt wird, sollten Unternehmen die wichtigsten Akzeptanzstellen und Nutzungsregeln klar kommunizieren.
Das System für digitale Essensmarken kann über Schnittstellen mit bestehenden HR- und Lohnabrechnungssystemen verbunden werden. Stammdaten wie Eintritt, Austritt oder Arbeitszeitmodelle der Mitarbeitenden werden regelmäßig synchronisiert, damit die Berechtigung für digitale Essensmarken stets aktuell ist.
Nutzungs- und Abrechnungsdaten werden automatisiert aufbereitet und in die Lohnabrechnung übernommen, wodurch manueller Aufwand deutlich reduziert wird. Belege und Transaktionen können digital archiviert werden, sodass Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Prüfungen erfüllt sind. Durch diese Integration entsteht ein durchgängiger, effizienter Prozess - von der Bereitstellung der digitalen Essensmarke bis zur lohnsteuerlichen Behandlung in der Abrechnung.
Mit givve erhalten Unternehmen eine einfach zu verwaltende und vielseitig einsetzbare digitale Lösung für Essensmarken. Über das zentrale Dashboard können Arbeitgeber den Essenszuschuss flexibel gestalten und die Nutzung der digitalen Essensmarken transparent und steueroptimiert lenken.
Mitarbeiter profitieren von der bequemen Nutzung der givve Card Essenszuschuss, die an unzähligen Mastercard Akzeptanzstellen der jeweiligen Region akzeptiert wird. Durch die optionale Integration in bestehende HR- und Abrechnungssysteme sparen Unternehmen Zeit und Geld, während sie gleichzeitig eine rechtskonforme und ggf. steuerfreie Lösung für Essenszuschüsse bieten.
2025 können Arbeitgeber digitale Essensmarken bis zu einem steuerbegünstigten Betrag von 7,50 € pro Arbeitstag gewähren. Für 2026 ist laut aktuellem Verordnungsentwurf eine Erhöhung auf voraussichtlich 7,67 € pro Tag geplant. Die Werte basieren auf den jährlich angepassten Sachbezugswerte der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV).
Digitale Essensmarken können - je nach Anbieter - in Restaurants, Bäckereien, Supermärkten oder bei Lieferdiensten genutzt werden. Auch die Nutzung im Homeoffice ist möglich, sofern eine Mahlzeit oder ein geeigneter Lebensmitteleinkauf nachgewiesen wird und die steuerlichen Regeln eingehalten werden.
Die Abrechnung erfolgt vollständig digital über ein Portal oder über Schnittstellen zu HR- und Payroll-Systemen. Belege, Nutzungstage und Transaktionen werden automatisch dokumentiert, wodurch der Verwaltungsaufwand sinkt und eine rechtskonforme lohnsteuerliche Erfassung gewährleistet bleibt.
Digitale Essensmarken müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden - eine Gehaltsumwandlung ist nicht zulässig. Zudem darf pro Arbeitstag nur eine Essensmarke berücksichtigt werden. Für die steuerliche Anerkennung ist eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation aller Nutzungstage, Belege und Transaktionen erforderlich.
Ja, digitale Essensmarken eignen sich sehr gut für flexible Arbeitsmodelle. Mitarbeitende im Homeoffice können Belege digital hochladen oder bequem per App/Karte bezahlen, sofern der Kauf einer Mahlzeit nachgewiesen wird und die steuerlichen Vorgaben erfüllt sind.
*Bitte beachten Sie: Wir erbringen keine Rechts- oder Steuerberatung. Sollten Sie steuerliche oder rechtliche Fragen zu unseren Produkten haben, empfehlen wir, diese von Ihrem Steuer- bzw. Rechtsberater prüfen zu lassen. Sofern Sie die Produkte von givve für die Erreichung bestimmter steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Zwecke (z.B. Zuwendung von Sachbezug) nutzen möchten, empfehlen wir zudem, eine Anrufungsauskunft bei dem zuständigen Finanzamt einzuholen. givve übernimmt keine Haftung dafür, dass Sie die beabsichtigten steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen tatsächlich erreichen.
